Qu'est-ce que le Groupware?

SOMMAIRE

INTRODUCTION GENERALE

Le Groupware (collecticiel en français) est un mode de travail collectif utilisant les nouvelles technologies de l’information.
Il comprend l’ensemble des matériels et logiciels nécessaires à la mise en œuvre d’un environnement partagé et interactif.

Une application de Groupware diffère d'une application traditionnelle, tout d'abord parce qu'elle traite des types d'informations qui ne passait pas jusqu'alors par l'informatique. Mais, la différence fondamentale est que la mis en place d'une application Groupware va directement modifier la façon de travailler de l'utilisateur.

Partie I : Qu’est ce que le Groupware ?

1) Introduction :

Les grandes entreprises font de plus en plus le choix du Groupware. Les entreprises exploitent au maximum tous leurs avantages et en particulier les nouvelles technologies pour devenir plus efficaces.

Pour ces raisons, aujourd'hui les entreprises se réorganisent autour des technologies collaboratives "le Groupware".

2) Définitions et architecture du Groupware :

Toutes les applications qui sont mises en oeuvre dans les intranets collaboratifs font partie d'un domaine de l'informatique qui existe maintenant depuis plus d'une dizaine d'années sous le nom de Groupware. Les outils appartenant à cette famille de solutions permettent d'améliorer grandement le travail coopératif entre les différents membres d'une même équipe où entre les membres d'équipes différentes ayant des informations à partager. L'information circule en permanence et est transmise quasi instantanément à ses bénéficiaires.

L’A.F.C.E.T (Association Française pour la Cybernétique Economique et Technique) définit le Groupware comme « un ensemble de techniques et de méthodes qui contribuent à la réalisation d’un objectif commun à plusieurs acteurs, séparés ou réunis par le temps et l’espace, à l’aide de tout dispositif interactif faisant appel à l’informatique, aux télécommunications, et aux méthodes de conduite de groupe ».

Dans la définition classique du Groupware (Bureautique de Groupe), on fait également entrer la gestion de documents multimédias, le Workflow (suivi d'activités coordonnées), la messagerie, les outils de conférence à distance, ainsi que les outils d'ordonnancement.

Les collecticiels tels que le Groupeware permettent d’aider les individus à se coordonner, à coopérer et à communiquer plus efficacement entre eux.

On retrouve donc, maintenant, toutes ces applications comme étant le point central des intranets qui doivent être utilisées au sein des entreprises.
 Un rapide rappel des différentes catégories d'applications classées dans le domaine du Groupware.

On y trouve les applications suivantes :

- Publication

- Bases collectives

- Dossiers partagés

- Coordination (Workflow)

- Formulaires

- Discussion (ou Forum)

- Agendas

- Messagerie et annuaires.

Le Groupware est développé sur des réseaux internes à l’entreprise. Cependant, ces réseaux internes sont souvent connectés à des réseaux externes pour former des réseaux étendus, ce qui va permettre de contacter des partenaires et des particuliers.

Des utilisateurs se contactent directement. Ils accèdent à des messages, des documents, dont ils prennent connaissance, qu’ils modifient, mettent à jour, valident et étudient en fonction de leur activité.

Les utilisateurs de Groupware ne dialoguent pas en temps réel. Ils envoient des messages. Dans l’architecture du Groupware, les interactions sont médiatisées par des appareils téléphoniques, des programmes, c’est tout un ensemble de moyens fait pour échapper aux contraintes de temps et d’espace entre les relations humaines. Cela permet également de remplacer une co-présence par une connexion en ligne. Le Groupware permet donc de travailler avec des personnes lointaines tout en limitant les déplacements, les réunions de personnes, d’avoir plus vite l’information au moment et à l’endroit souhaité.

Les personnes qui doivent travailler sur une même activité, peuvent donc coopérer plus rapidement, et voir la coordination de leurs tâches améliorée par l’utilisation de technologies Groupware.

3) Les utilisations du Groupware

Le Groupware permet l’aide au travail en réseau qui est réalisée par l’envoi de message et de documents entre les membres du groupe. Ces envois de messages passent par la messagerie électronique, les conférences électroniques et la constitution de base de données. La messagerie électronique interne est, de l’ensemble des technologies Groupware, la plus développée à l’heure actuelle dans les entreprises. Elle est utilisée pour la circulation de notes, de documents, de dossiers, pour la distribution de documents entre les personnes. C’est en quelque sorte une espèce de serveur qui stocke des messages pour ensuite les redistribuer à leurs destinataires. Les messages peuvent tout de même rester confidentiel par des systèmes de codage. La messagerie peut être également utilisée en externe pour les transactions avec les fournisseurs (achats, logistiques) et les clients (commandes).

Les réunions électroniques peuvent prendre plusieurs formes comme des conférences électroniques, des forums de discussion… Elles permettent de communiquer à plusieurs.

La constitution de base de données constitue une autre forme d’aide au travail en réseau. Ces bases de données peuvent prendre la forme de sites internes ou externes à l’entreprise (intranet).

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