La GED au coeur de l'entreprise

La GED au cœur de l’entreprise

Le document est omniprésent dans le fonctionnement de l’entreprise, tous secteurs confondus. La transformation du support papier en fichier numérique (appelé « dématérialisation ») pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages). Pourtant, la maîtrise des flux documentaires numériques est un formidable levier de productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts. Comment?

Prendre conscience et analyser ses flux métiers :

Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche d’un document administratif introuvable. A l’échelle de l’entreprise, manipulant des volumes parfois conséquents, accéder très rapidement à une police d’assurance, un plan technique, une facture ou un bon de livraison fournisseur sans avoir à manipuler des dossiers papiers, relève de l’exploit. L’augmentation des volumes documentaires est souvent le résultat de l’accroissement d’une activité et de son historisation (besoin d’archivage et de consultation). Lorsque la gestion du flux documentaire se transforme en une activité de manutention de papier, il faut agir.

Faire appel à des experts, privilégier le service pour les petites entreprises :

En parallèle, l’avènement des technologies autour des solutions documentaires et l’accessibilité du Web permettent l'émergence d'usages nouveaux sans pour autant investir dans du matériel et des logiciels. L’utilisation de logiciel en mode service (appelé le « Saas ») permet d’accéder à des applications sécurisées d’archivage et de consultation de dossiers électroniques, sans installation dans l’entreprise. Des experts de ce domaine très spécifique seront capables d’apporter un état des connaissances sur le marché et de vous guider vers les bonnes pratiques en fonction des volumes documentaires mis en jeux.

De réels retours sur investissement et une éco-attitude :

Là où vous perdiez du temps et de l'énergie à échanger, retrouver des documents, la dématérialisation et la Gestion Electronique de Document (GED) apportent des solutions : l’information sera mieux contrôlée, partageable et accessible en temps réels de partout dans l’entreprise. Selon les observateurs, la fonction édition dans une entreprise représente un coût proche de 700 € par an et par utilisateur et c’est 50 tonnes de papier consommés annuellement pour une entreprise de 1.000 personnes. Réduire la consommation de papier dans l’entreprise est un enjeu majeur de la dématérialisation et contribue au développement durable de l’économie.

Les principales fonctionnalités d'une GED

Un dépôt centralisé de documents ne constitue pas une GED (gestion électronique de documents) au sens strict du terme. La présence de la majorité des fonctionnalités présentées ici est nécessaire pour parler réellement de GED.

Numérisation des documents

La GED ne peut pas se limiter aux documents créés directement sous forme électronique. Elle doit également prendre en compte les documents papiers en les numérisant. La numérisation elle-même ne fournit qu'un fichier image peu exploitable. Un maximum d'informations doit donc en être extrait, par exemple grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères.

Import des documents

Il est recommandé d'importer les

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