Etude de csas : l'entreprise Dumontel
Étude de cas : Etude de csas : l'entreprise Dumontel. Recherche parmi 300 000+ dissertationsPar alinama • 14 Septembre 2017 • Étude de cas • 714 Mots (3 Pages) • 881 Vues
Entreprise Dumontel
Vous travaillez en tant qu’assistant de manager chez Dumontel au service administratif. Cette entreprise est spécialisée dans la rénovation de biens immobiliers. Ses clients sont des sociétés de grand renom.
Ce secteur d’activité fait l’objet de nombreuses innovations et règlementations. M. Tayeb, votre manager, vous demande de réaliser mensuellement une veille informationnelle sous la forme d’une revue de presse à partir d’articles que vous avez collectés (voir dossier revue de presse).
Il vous demande également de lui donner des informations concernant le CFC. Vous décidez d’intégrer ces informations dans une brochure.
Mission I – Réalisez cette revue de presse et cette brochure.
En fonction du volume de son activité, Dumontel a régulièrement recours à l’emploi temporaire auprès d’entreprises de travail temporaires spécialisées.
Les contrats de travail font l’objet de nombreuses manipulations. Les opérations de classement, consultation et tri des contrats de travail ou de missions peuvent s’effectuer sur un ou plusieurs postes de travail bureautiques du service RH. M. Tayeb estime qu’une gestion électronique des contrats accélèrerait considérablement certains processus : recherche des contrats de travail, états des personnels sur les divers chantiers…
Votre manager vous demande d’organiser le fonds documentaire de telle sorte que chacun des collaborateurs puisse retrouver facilement les documents (voir dossier contrats).
Mission II – Votre manager vous demande de réfléchir à une arborescence des contrats de travail en les regroupant par critères notamment la durée du contrat, le degré de hiérarchie et le secteur d’activité.
Il vous demande également de procéder au nommage des contrats de travail.
Cette entreprise a de plus en plus de difficultés à gérer la masse de documents qu’elle reçoit et produit. Elle souhaiterait passer à une gestion électronique des documents, car cela lui coûte très cher actuellement.
Vous avez a recensé, sur une durée d’un mois, le temps passé à rechercher ou archiver les documents ainsi que le nombre moyen de documents manipulés. vous avez établi une synthèse des coûts (Annexe 1).
Mission III - La gestion électronique des documents
- Calculer le coût annuel que représente le temps passé pour le classement, la sauvegarde et la recherche pour les dix membres du service.
- Calculer les économies annuelles réalisées dans la mise en place d’une GED (gestion électronique des documents) et citer d’autres éléments à prendre en compte (annexe 2).
- Présenter les calculs et les résultats dans un tableau à l’aide de l’outil informatique.
Annexe 1 : Coûts occasionnés pour la gestion documentaire actuelle
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Annexe 2 : Extraits d’articles sur les gains engendrés par une GED
D’après une étude menée par le groupe 00Partners Solutions (www.00partners.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu’à 10 à 20 % en efficacité de travail et 10 % en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l’information se mesurent en secondes. Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D’après les mêmes sources, l’espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement, les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50 % de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s’il s’agit d’une recherche d’archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90 %. Wikipédia Stockage Le coût inhérent à l’espace annuel de stockage d’un document papier (loyer, armoires, personnel, etc.) est compris entre 0,05 € et 0,10 €. En ce qui concerne la numérisation d’un document, son coût peut être estimé entre 0,20 € et 0,60 € pour des formats plus complexes. Diffusion Les économies avec des documents électroniques sont immédiates et peuvent être estimées entre 80 à 90 % par rapport aux documents papier. Dès cinq destinataires, les gains de diffusion compensent les coûts de numérisation. Gestion des versions Il suffit d’extraire la dernière version d’un document pour en constituer une nouvelle. Cela évite donc la ressaisie, et les erreurs liées aux recopies de documents. Philippe Lebas – Comment réussir son projet de gestion documentaire |
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