Rédiger un cahier des charges

Fiche méthodologique Rédiger un cahier des charges

Plan de la fiche :

• 1 : Présentation de la fiche

• 2 : Introduction : les grands principes

• 3 : Contenu, 1 : positionnement et objectifs du projet

• 4 : Contenu, 2 : spécifications applicatives

• 5 : Contenu, 3 : spécifications techniques

• 6 : Contenu, 4 : spécifications de réalisation

• 7 : Contenu, 5 : spécifications administratives

• 8 : Contenu, 6 : spécifications d'évaluation

• 9 : Evaluation des réponses

1 - Présentation de la fiche

La rédaction d'un cahier des charges n'est pas une chose aisée, surtout pour les PME, dont les ressources, humaines et matérielles, sont limitées.

Cette fiche reprend la liste des principaux composants d'un cahier de charges pour la définition et la réalisation d'un projet de commerce électronique. Cette liste doit être complétée et détaillée par l'entreprise en fonction de ses besoins, de ses spécificités et exigences particulières de chaque projet.

Elle peut également servir de moyen de communication, de pense-bête et d'outil de planification.

2 - Introduction : les grands principes

Place du cahier des charges dans le projet

Tout d'abord, il convient de rappeler que la réussite d'un projet passera impérativement par la définition écrite, détaillée, précise, exhaustive et évaluable:

• des objectifs (mesurables) à atteindre;

• des ressources requises;

• de la planification de la mise en œuvre;

• des outils d'évaluation;

• des méthodes de contrôle.



Dans le cadre de la réalisation d'un projet, le cahier des charges n'est qu'une étape dans le processus suivant:

• nomination d'un responsable du projet;

• exploration des possibilités techniques et de l'état de l'art en la matière;

• obtention d'un consensus sur le projet au sein de l'entreprise;

• rédaction du cahier de charges et de la méthodologie d'évaluation des offres;

• émission du cahier des charges et la présentation formelle de celui-ci aux

soumissionnaires potentiels;

• analyse des offres;

• négociation et signature du contrat de mise en œuvre;

• mise en œuvre, suivi et évaluation des résultats du projet.

Choisir entre 2 approches 2 points de vue différents peuvent être envisagés:

• imposer une solution, des spécifications détaillées, un outil ou un produit;

• décrire uniquement les fonctionnalités souhaitées en laissant le choix de la solution à

adopter.

Dans la pratique, le cahier de charges sera souvent un mélange de ces deux approches, le choix s'effectuant selon les besoins, l'état de connaissance des solutions potentielles, le niveau et la quantité de compétences disponibles dans l'entreprise pour le rédiger et analyser les offres.

Quelques règles à respecter:

• une question doit être précise et se terminer par un point d'interrogation;

• une question ne doit être posée que si on peut en utiliser la réponse dans le processus d'évaluation;

• les questions doivent être formulées de façon à obtenir le maximum de réponses quantifiées, ce qui simplifie l'évaluation;

• la quantité de questions et de réponses doit être facilement manipulable et gérable (l'utilisation de formulaires informatiques préétablis par le demandeur est un must);

• le processus d'évaluation doit si possible être informatisé.

Le cas de l'appel d'offres

Dans le cadre d'un appel d'offre, le cahier de charges comprend deux sections:

• une section distribuée aux soumissionnaires contenant:

o la description et le contexte du projet,

o les spécifications applicatives, techniques, de réalisation et de suivi du projet,



o les spécifications administratives et contractuelles,

o les formulaires de réponses;

• une section non distribuée comprenant:

o la méthodologie d'analyse des offres, o le détail des critères de sélection.

3 - Contenu, 1 : positionnement et objectifs du projet

Dans quel contexte le cahier des charges est-il établi et quels sont ces objectifs. La

réponse à ces questions essentielles passera par la définition des éléments suivants: Description générale du projet

• objectifs poursuivis par l'entreprise;

• positionnement du projet dans l'entreprise par rapport à son fonctionnement actuel;

• importance stratégique et économique.

Objet du marché

• la description non équivoque et la quantification du marché (fourniture matériel informatique et/ou de logiciels, services de développement, gestion de réseau, info- gestion,...);

• les éléments auxquels une réponse obligatoire est requise sous peine que l'offre

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