Qu'est-ce que la facture?

La facture est un document établi par le vendeur et adressé au client à la suite d'une vente. Elle est obligatoire dans le cas d’une vente entre entreprises et déclenche le règlement des biens et des services objets de la transaction.

La dématérialisation de factures consiste à faire passer ces documents du support physique (papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, à la suite des progrès techniques et des modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale8.

Quelle que soit sa forme, la facture doit au moins comprendre les informations suivantes relatives aux acteurs et à la nature de la transaction:

Nom, adresse et numéro de TVA de l’émetteur et du client

La date de délivrance

Un numéro unique, séquentiel et continu

La quantité, la dénomination et le prix unitaire hors taxe des biens livrés ou des services rendus, ainsi que le taux de TVA correspondant

Les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et directement liés à l’opération

Les montants totaux hors taxe, TTC et de TVA

Pour l’administration, la facture sert de preuve à la transaction et permet de contrôler le montant de la TVA à acquitter et les prix pratiqués. D’un point de vue juridique, elle constitue une preuve de la transaction commerciale. C’est pourquoi elle doit être conservée 6 ans (contrôle fiscal) et 10 ans (litiges commerciaux).

Dans les secteurs habitués à utiliser les échanges de données informatisés (EDI), tels que l’automobile, la banque ou la grande distribution, il est courant, en parallèle du flux papier, d’envoyer une facture électronique. Toutefois, seul le flux papier a ici valeur probante aux yeux de l’administration et de la justice.

Depuis juillet 2003, l’admission d’un écrit sous forme électronique au même titre qu’un écrit classique est consacrée à la double condition que son auteur puisse être identifié et que l’intégralité de son contenu soit garantie lors de sa rédaction et pérennisée dans sa conservation. Cette facture électronique fiscale peut être un document non structuré, tel qu’un PDF signé, ou un message structuré, par exemple de type EDI.

Dans le cas de transactions intra-communautaires, c’est la législation du pays d’origine du fournisseur qui s’applique. Un fournisseur de fleurs des Pays-Bas peut donc dématérialiser la facture selon la législation néerlandaise, alors que son confrère niçois doit le faire selon la législation française. À cela s’ajoute la négociation commerciale entre les parties qui peut aboutir à définir un flux basé sur la législation la plus contraignante des deux, sous réserve qu’elle reste compatible avec celle du fournisseur.

En tant qu’émetteurs de factures, les fournisseurs sont l’élément clé du processus de dématérialisation de factures dans le cadre déterminé par la législation. Or, en 2007, MARKESS International constate que dans la majorité des cas, le principal élément qui pousse les fournisseurs à dématérialiser fiscalement leurs factures est lié aux demandes formulées par les clients dans

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