L'association AFNOR

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2016 -

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n°:

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription : Anglais

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

 OUI

Observée

NON

Intitulé de la situation : Un conflit à propos du planning des congés

Type de situation (cf. liste des 9 situations définie par le programme de l’examen p 12) :

Installer les conditions d’un climat de travail de groupe favorable

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom :

Adresse :

Activité : Certification

Département ou service : Commercial

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial  

L'association AFNOR et ses filiales constituent un groupe international au service de l'intérêt général et du développement économique depuis 1926. Il conçoit et déploie des solutions fondées sur les normes, sources de progrès et de confiance.

Il est organisé autour de 4 grands domaines de compétences: la normalisation, la certification, l'édition de solutions et services d'information technique et professionnelle et la formation. Au travers de cette mission, quatre valeurs fondamentales sont partagées par tous les collaborateurs du groupe. Les valeurs sont : Qualités, Confiance, Responsabilité, Collectif.

Je travaille sous la responsabilité de Monsieur, responsable de notre service pôle 2 contenant un effectif de 17 personnes, il adopte deux types de management

D’une part, il opte pour un style de management directif car elle vérifie régulièrement l’avancement des dossiers qui m’ont été confiés ; il donne des consignes claires et précises. D’autre part, mon manager a un style de leadership plutôt participatif car il prend la plupart de ses décisions après avoir consulté ses collaborateurs. Il délègue les missions, responsabilités à ses subordonnées, une équipe jeune. Il laisse une certaine liberté dans les moyens à mettre en œuvre pour réaliser les missions confiées.

Contexte organisationnel :

Au sein du département commercial, j'ai comme fonction d'être l'assistante du responsable commercial qui gère une équipe de 17 personnes. Les outils que j'utilise régulièrement sont l'ordinateur, les logiciels internes à l'entreprise, le téléphone et mon bloc note. En effet, mon responsable étant souvent en déplacement ou en télétravail nous communiquons beaucoup par mail, c'est par ce biais qu'il me confie la plupart de mes tâches ; parmi lesquelles la prise en charge des appels internes et externes de mon responsable lorsqu'il est absent et ceux de mon équipe. J'ai aussi le rôle d'assister l'équipe en général, de faciliter un maximum leur travail. Pour cela j'utilise le logiciel Selligent pour la saisie de devis, mais aussi la réservation de salles de réunion ainsi que la réalisation de notes de frais sur « Notilus ».

Mon manager me demande de recenser les demandes de congés sous EXCEL, puis sous le logiciel E-Temptation. Je dois, par la suite, créer des binômes pour qu’un collaborateur s’occupe des dossiers lors de la période des congés de son collègue.

Le 20 juillet 2015, un conflit éclate entre et; ils ont posé leurs congés durant la même période, au courant de cette situation, me demande de trouver une solution afin de retrouver une situation sereine.