Diagnostic opérationnel et proposition de solutions pour le salon UFFICIO de Milan

PARTIE I Diagnostic opérationnel et proposition de solutions

RAPPORT

Mentions obligatoires

Objet + Annexe(s)

Introduction

Rappel de la demande

Annonce du plan

I. Dysfonctionnements constatés dans l’organisation de notre participation au salon UFFICIO de Milan

A. Les dysfonctionnements observés et les causes

Il n’existe aucune procédure formalisée pour l’organisation de la participation aux salons et ceci a des conséquences négatives pour Sokoa. Les tâches ne sont pas réalisées, ou réalisées de façon empirique ou dans l’urgence.

Dysfonctionnements observés Causes

• Retard dans l’envoi des invitations

• Réservations tardives (déplacements, hôtels)

• Délais de commande des cadeaux publicitaires non pris en compte Gestion du temps mal maîtrisée (problèmes dans le lancement et dans l’enchaînement des opérations : pas de fiche de procédure)

• Réservations tardives (transports…) qui ont engendré un surcoût de 5577 €, soit 74,36 % d’augmentation par rapport au budget prévisionnel

• Coût des transferts hôtels-salon en forte augmentation (+ 67,17 %) > (5550-3320)/3320*100 Gestion inefficace des déplacements et des hébergements : aucune règle édictée

• Pas de demande de devis aux prestataires Maîtrise insuffisante des coûts et absence d’une procédure d’achat de prestations.

• Trop de cloisonnement dans les services

• Information insuffisante du personnel

• Absence d’utilisation des outils modernes de communication (Intranet) Coordination des acteurs insuffisante

• Retard d’acheminement des prototypes

• Choix tardif des produits à exposer

• Vérification et essais insuffisants Préparation et suivi insuffisant des produits exposés

• Trop de documentation

• Absence de communication vers certains magazines Gestion de la communication mal maîtrisée

• Difficultés à évaluer les retombées de la participation au salon Bilan des retombées du salon insuffisant

B. Les conséquences

Financières :

Risque de coûts inutiles (ex : documentation) ou supérieurs aux prévisions (particulièrement en matière d’hébergement et de déplacement)

Commerciales :

• Risque d’atteinte à l’image de marque de Sokoa (défauts éventuels des produits et prototypes exposés : …)

• Retombées négatives qui peuvent entraîner une perte de marché voire fragiliser le positionnement vis-à-vis de la concurrence

Humaines :

Risque d’une détérioration de l’ambiance de travail interne (ex : nécessité de pallier l’absence des collègues du département commercial qui sont sur le salon ….)

II. Proposition de solutions

Idée principale : améliorer/optimiser le processus en le formalisant pour qu’il soit plus fiable et maîtrisé dans le temps ce qui devrait permettre d’améliorer significativement la maîtrise des coûts.

A Les solutions globales liées à la formalisation du processus

Propositions de solutions Avantages / Inconvénients

Formaliser le processus de participation aux salons en établissant une liste de contrôle des tâches (ou un diagramme de Gantt) pour la préparation des prochains salons. Avantage(s)

• Simplicité de l’outil

• Rapidité de mise en œuvre

• Autorise une vue d’ensemble des tâches afférentes au processus et facilite le suivi des délais

Inconvénient(s)

Ne permet de mettre en place un réel travail collaboratif entre les différents acteurs du processus

Créer un groupe projet (avec outils et méthodes de travail) animé, par exemple, par le chef du service marketing (ou Camille ETCHEVERRY) afin de mettre en place une solution logicielle de type « Workflow » pour informatiser la gestion du processus de participation au salon. Avantage(s)

• Rapidité dans le suivi du processus via le réseau intranet : partage des informations, pilotage et validation des tâches, en temps réel

• Identification claire des acteurs et des responsabilités

• Répartition du travail (avant, pendant, après le salon) plus simple et plus rapide

Inconvénient(s)

• Coût du logiciel et de son installation

• Formation des utilisateurs

• Délais de mise en œuvre qui peuvent être importants (paramétrage du processus dans le logiciel de « Workflow »

• Résistance des acteurs aux changements

B Les solutions complémentaires

Propositions de solutions Avantages / Inconvénients

Mise en place d’une politique claire de gestion des déplacements au sein de Sokoa en vue d’en rationnaliser les coûts : demande systématique de devis, fidélisation d’agences partenaires, recours aux forfaits (vol + hôtel), achats anticipés des billets permettant d’obtenir de meilleurs tarifs, recours aux transports en commun pour les trajets courts (hôtel > Salon)… Avantage(s)

• Procédure d’achat plus claire

• Réduction

...