Les règles de rédaction de mail professionnel : comment bien faire ?

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Les règles de rédaction de mail professionnel : comment bien faire ?

Année 2014-2015

Lycée Bonaparte – Toulon

BTS CGO1

Mr Gil

Sommaire

             Introduction                        Page 1

1. Les différents champs                        Page 2

• « A »
• « Cc »
• « Cci »
• « De »

1. L’objet                        Page 3

1. Les formules de courtoisie                        Page 4

1. Le contenu                        Page 5

• Contenu
• Orthographe

1. Formule de politesse                        Page 6

1. La signature                        Page 7

Introduction

Le mail, email ou courriel en entreprise se rédige différemment selon son objectif mais aussi les circonstances pour lesquelles nous écrivons à une personne ou à sa fonction.

C’est un moyen de communication efficace et rapide pour transmettre des renseignements dans l’entreprise ainsi que dans son environnement extérieur.

Afin d’assurer une bonne compréhension entre le lecteur et le rédacteur, il faut impérativement adopter une structure cohérente et claire ainsi qu’un langage adapté.

Désormais grâce aux nouvelles technologies, nous ne sommes plus obligé d’être présent pour recevoir le message car ceux-ci sont stocké.

Au 21eme siècle, le mail est devenu « le » moyen de communication numéro 1 dans le milieu professionnel.[pic 2]

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1. Les différents champs :

Quand nous rédigeons un e-mail de nombreux champs vous apparaissent.

• « A » : ce champ est visible par tous les utilisateurs et sert à indiquer les destinataires de votre message. Il peut inclure un grand nombre de destinataires.

• « Cc » : cela signifie copie conforme. Il est utilisé lorsque l’on attend aucune réponse ou action directe du destinataire. Cela évite les chaines de réponse sans fin.

• « Cci » : cela signifie copie conforme invisible. Il est utilisé quand on souhaite envoyer une copie cachée, c’est-a-dire ne pas faire apparaitre les destinataires aux autres contacts afin de protéger l’anonymat de ses autres correspondants.

• « De » : élément mis automatiquement par le logiciel, c’est l’adresse de l’émetteur.

• « Pièce jointe » : fichier informatique qui est inclus dans un courrier électronique.

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1. L’objet :

L’objet d’un mail doit être explicite tout en restant court. Il faut y introduire les mots-clés de votre message. Ainsi, lorsque son destinataire regardera dans sa boîte de réception à la recherche de votre message, il l'identifiera tout de suite.

Il faut faire attention à l’utilisation de certains termes comme "gratuit", "100 %", "gagnant" ou encore "promo" ce qui pourrait faire de votre mail un spam  

Si votre message est urgent, vous pouvez le mentionner dans l'objet, en l'indiquant tel quel ou bien en précisant d'emblée la date de délai.

Tout courriel devrait avoir un objet clair et bref, car il permet au  destinataire de savoir ce dont il est question et d’assurer une  meilleure gestion des courriels.

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1. Les formules de courtoisie :

La première règle à suivre est de toujours commencer vos emails par une salutation. Cela ne vous viendrait jamais à l'esprit d'entamer une conversation ou un courrier classique sans prendre la peine de dire bonjour. Observez la même politesse lorsque vous échangez par voie électronique. 

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