Méthodologie de réalisation des audits

Méthodologie de réalisation des audits

Déclencher l'audit ou la programmation

Ce déclenchement, émis par le responsable du programme d'audit vers le responsable d'audit, peut être formalisé par courrier (lettre de mandatement), courrier électronique, ou bien être implicite au travers du programme d'audit.

Il s’agit de :

• nommer le ou les auditeur(s) et le responsable d’audit ;

• rappeler les objectifs, le champ (lieu, unités, activités, durée…) et les critères d’audit (du référentiel, procédures…) ;

• confirmer la faisabilité de l’audit (disponibilité des personnes, temps suffisant pour préparer et réaliser l’audit…) ;

• établir les premiers contacts entre les auditeurs et les audités.

• Examiner les documents nécessaires à la conduite de l'audit (politique, procédures, enregistrements…).

1. Préparer l'audit :

Une bonne préparation permettra à l'auditeur de mieux comprendre les éléments qu'il va être amené à auditer et de repérer les points qu'il va approfondir.

Le responsable d'audit élabore avec les auditeurs un plan pour les activités d'audit qui comprend :

 Définition de la finalité de l'audit : (but, à quoi sert-il ?)

 Délimitation des champs de l'audit : (périmètre, terrain de jeu : une activité, un service - l'identification des sites, des activités ou des processus du système de management de l'audité qui sont essentiels pour atteindre les objectifs de l'audit.)

 Connaissance de l'entité auditée

 Prendre connaissance de l'activité (documentation & matériel, la (les) langue(s) de travail et de rapport d'audit).

 Instruction des dossiers

 Etablissement d'un questionnaire

 Guide d'entretien (avec thèmes)

 Elaboration d'un plan d'audit

 Notification

NB : pas d'audit surprise, un audit doit être programmé.

2. Réunion d’ouverture :

La réunion d’ouverture d’un audit a pour finalité de fédérer les acteurs autour de la mission d’audit et de créer un climat de confiance.

Elle permet aux participants (équipe d'audit et audités prévus sur le plan d'audit) de se présenter et de définir leur rôle dans le cadre de l'audit. L'objectif de l'audit est rappelé, le plan d'audit est confirmé ou modifié en fonction des éventuels aléas. La réunion d’ouverture est aussi l’occasion de rappeler qu’un audit n’a pas pour objectif de trouver des écarts ou des fautes, ne se fait pas dans une logique de sanctions, mais a comme objectif de faire progresser l’organisme et d’aider les audités à travailler dans de meilleures conditions.

3. La conduite :

Cette phase consiste à recueillir et vérifier les informations obtenues de différentes façons et auprès de différentes sources, telles que :

- entretiens,

- observation des activités, de l'environnement et des interfaces entre les fonctions,

- documentation, par exemple politique, objectifs, plans, procédures documentées, instructions, licences et permis, spécifications, dessins, commandes,

- enregistrements, tels qu'enregistrement de contrôle, procès verbal de réunion, rapport ou registre de réclamations clients, rapports d'audit, programmes de surveillance et résultats de masures existants,

- résumés et analyse des données, mesures et indicateurs de performance.

- rapports d'autres sources, par exemples retours d'information du client, rapports externes et évaluations de fournisseurs.

Le principe de l'audit est de recueillir des preuves du fonctionnement ou du dysfonctionnement du système, qui seront comparer aux critères d'audit permet d'établir des constats d'audit.

4. REUNION DE CLOTURE

Avant la réunion de clôture, les membres de l'équipe d'audit se réunissent pour :

- revoir les constats et toutes autres informations appropriées recueillies pendant l'audit,

- préparer une liste complète des constats de l'audit,

- s'accorder sur les conclusions de l'audit,

- définir les rôles et les tâches pour la réunion de clôture,

- préparer des recommandations, si cela est prévu dans le plan d'audit,

- discuter des actions de suivi d'audits ultérieurs si nécessaire.

Cette réunion a pour objectifs de :

- présenter les constats et conclusions d'audit (comprises et acceptées par l'audité),

- résoudre toutes les divergences d'opinion (ou faire le constat des divergences).

5. Rédiger le rapport d'audit :

Il est utile de définir au sein de la procédure d'audit :

• la composition du rapport,

• les règles de diffusion et de conservation de ce document.

La rédaction du rapport doit être telle que celui-ci soit auto-porteur à la lecture, même pour des personnes n'ayant pas participé à l'audit. Ceci signifie que tous les éléments nécessaires à la compréhension d'un écart soient rapportés : le critère, la preuve obtenue et par différence entre ces derniers,

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