Johnson Bertin SA

Johnson Bertin SA

        Alexandre Roman

Assistants Juniors        Assistant du directeur        

RAPPORT D’ETUDE

Objet : Dysfonctionnements de la gestion des documents

Monsieur,

Tous les trois ans, les normes Qualité et Environnement sont révisés par les organismes certificateurs. Elles décrivent le système organisationnel Qualité et Environnement à mettre en place pour l’obtention d’une certification. Sans ces certifications, les fournisseurs des constructeurs automobiles sont retirés de leur panel.  Les certifications sont valides pour une durée de trois ans, au-delà de laquelle un nouvel audit est réalisé. L’audit est réalisé par un intervenant extérieur agréé. L’auditeur de l’organisme certificateur va vérifier la bonne application des exigences de la norme.

Le rôle de l’audit est important car il a un rôle de conseiller pour l’entreprise.

Vous m’avez demandé d’assurer l’organisation de l’audit qui aura lieu la semaine du 14 au 17 octobre 2019.

1. Diagnostic

Le référentiel Qualité demande que l’entreprise maîtrise sa gestion documentaire. Les usagers doivent avoir la possibilité de consulter à tout moment le document à jour qui est nécessaire.

Lors du dernier audit, la gestion des documents avait fait l’objet d’une remarque par l’auditeur.

Chaque service dispose d’un classeur Qualité avec :

• Un sommaire détaillé des documents ;
• Les procédures et les documents rattachés.

La création de nouveaux documents et les mises à jours sont assurées par l’assistant Qualité qui est garant de leur validation par les responsables et la direction générale. Les demandes de création ou de modification peuvent émaner du service concerné ou service Qualité. Les nouveaux documents sont transmis au(x) service(s) utilisateur(s) à l’aide d’une note type pour être ensuite insérés dans le classeur.

1. Dysfonctionnements

1. Niveau organisationnel

• L’ajout et la suppression d’un document nécessite l’actualisation du sommaire ;
• Les actualisations ne sont pas toujours rigoureuses compte tenu des nombreux intervenants ;
• Il existe parfois plusieurs versions du même document ;
• Les documents sont en double (service Qualité et service utilisateur) ;
• Les demandes de modification des documents sont informelles ;
• Les responsabilités en matière de création et de modifications sont floues.

1.  Niveau communicationnel

• Certaines modifications sont effectuées dans le service utilisateur et le servie Qualité n’est pas informé ;
• Les documents transmis par le service Qualité au service utilisateur sont parfois égarés et ne sont finalement pas intégrés au classeur ;
• Certains utilisateurs estiment être insuffisamment informés des évolutions des documents ;

1. Niveau environnemental

• L’engagement de l’entreprise dans une démarche environnementale requiert la réduction du volume de déchets et par conséquent du papier

1. Conséquences

Ces dysfonctionnements entrainent :

• Des risques d’incohérences lors de la mise à jour du document  
• Une multiplication des exemplaires
• Des oublis

1. Solutions

Afin de résoudre ces dysfonctionnements, je vous propose plusieurs solutions :

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