L'animation de réunions
Cours : L'animation de réunions. Recherche parmi 300 000+ dissertationsPar GRRRRe • 27 Février 2023 • Cours • 2 008 Mots (9 Pages) • 203 Vues
L’animation de réunion :
- Pourquoi on organise une réunion ?
- Les différents types/format de réunion
- Préparer la réunion
- Piloter/animer la réunion
- Mise en pratique
- Pourquoi on organise une réunion ?
Une réunion c’est quoi ?
Chaque réunion est l’occasion de rassembler l’équipe, jamais de la diviser. Un minimum 3 personnes. Une réunion de travail :
- Consiste à rassembler différents participants dans le but d’atteindre certains objectifs prédéfinis. (Échanger des informations ou débattre)
- Implique au minimum 3 personnes
Les grands principes :
- La qualité d’une réunion repose sur la qualité de sa préparation
- L’efficacité d’une réunion dépend beaucoup de la clarté de son objectif
- Plus l’enjeu de la réunion est élevé, plus elle doit être préparer.
Pourquoi organiser des réunions :
- Diffuser ou collecter des informations
- Mesurer/anticiper les conséquences d’une décision
- Travailler de façon collective pour résoudre un problème...etc.
Les objectifs d’une réunion de travail :
- Créer les conditions de la relation et de communication permettant d’échanger et de travailler efficacement
- Transformer le grouper en un cerveau collectif
- Les réunions sont essentielles au bon déroulement et là à la réussite de toute action
- Attention ! Toujours se poser la question de son utilité ?!
Objectifs | Caractéristiques |
Informer | La direction organise une réunion car elle souhaite transmettre des informations aux collaborateurs. L’information est descendante. |
Récolter des informations | La réunion a pour but de recueillir des informations auprès des collaborateurs. L’information est ascendante. |
Echanger des idées | Le but de la réunion est de permettre aux participants de s’exprimer sur un sujet donné. Ce type de réunion peut être organisé pour résoudre un problème ou faire émerger de nouvelles idées. |
Résoudre un conflit | Lors d’un conflit, la réunion va permettre l’expression d’idées et d’opinions différents afin de pouvoir trouver une solution ou un compromis apaisant les tensions dans l’équipe. |
- Les différents types/formats de réunion
- Réunion d’informations (ascendante/descendante)
- Réunion de décisions (lancement de projet, démarrage opé commerciale)
- Réunion de travail
- Réunion de résolution de problème
- Réunion de partage d’expérience
- Réunion de négociation
- ….
Atelier : Pour chaque type de réunion, réfléchir à un sujet réaliste & concret en lien avec la vie en magasin. (10min)
En magasin :
Réaliser le bilan du mois (Target/CA/objectif)
L’installation d’un nouveau Merche pour l’opération commerciale (Noël/Paques/Saint Valentin/Chandeleur)
Les informations des soldes
En entreprise :
Les résultats des rendez-vous avec les clients pour les juristes (les résiliations de contrats SARL/GAEC/EARL...)
Le/la directeur(trice) va donner des dossiers urgents certains employés du bureau de juristes. (Brief de chaque dossier)
Parler des problèmes liés à chaque dossier de chaque juriste puis réorganiser les dossiers. (Les conflits qui peut être lié avec les exploitants)
- Préparer la réunion
Les étapes d’une préparation d’une réunion :
- Définir le ou objectifs de la réunion
- Choisir le bon type de réunion
- Sélection/choisir les “bons” participants (envoi mail ou invitation)
- Définir le plan/le déroulé (ODJ = ordre du jour) + timing
- Planifier la réunion (lieu/date/heure/durée)
- Préparer les documents de travail et le matériel (rétroprojecteur/support/tableau/Paper/stylos...)
Choix du lieu, la date, l’horaire, la durée
- Le lieu : intérieur ou extérieur de l’entreprise
- critères : places dispo, matériel nécessaire, calme, confortable
- La date : attention à la disponibilité des participants (cf. agendas partagés) + solution de l’outil collaboratif dispo en ligne “doodle”.
- L’horaire : les réunions matinales sont souvent plus efficaces (participants plus concentrés)
- La durée : attention aux réunions trop longues ! Au-delà de 2H, il faut prévoir une pause dans les plannings ! La durée est à respecter quoiqu’il arrive !
Inviter les participants :
- L’invitation à la réunion doit fournir toutes les informations indispensables à son bon déroulement.
- Lieu précis, le moyen de s’y rendre, date/heure + l’ODJ
- Il est possible de demander aux participants de préparer un travail en amont. Ce qui peut faciliter la prise de parole et facilite les échanges.
- Penser à anticiper l’envoi, pour que tout le monde puisse se préparer et prendre ses dispositions.
Préparer les documents et les supports :
Pour dynamiser la réunion et capter l’attention des participants, une présentation à l’aide d’un diaporama peut être réalisé : PPT/PREZI/CANVA... Le support sert aussi d’aide-mémoire et de fil conducteur pour l’animateur.
Pour être efficace le diaporama doit-être :
- Structuré et doit suivre l’ODJ
- Synthétique : phrases courtes/mots clés
- Attrayant et dynamique
Préparer le matériel et la salle :
- Après avoir pris soin d’avoir réservé la salle, il convient de prévoir le matériel.
- Tableau/feutres
- Vidéoprojecteur
- Connexion internet
- Papier/stylos pour participants
- Eau/boissons chaudes/biscuits
Organiser le plan de salle :
- Le choix de la salle et sa disposition doivent tenir compte du type de réunion et du nombre de participants :
- Disposition en salle de conférence (réunion d’information où un ou plusieurs animateurs échangent avec un public)
- En U, en carré, en cercle/en ovale réunion de concentration où résolution de problème, les participants échangent entre eux.
Plan de déroulement de la réunion :
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