F5 Chap 3

Réflexion p.39

1. Quelles sont les informations en externe et en interne que vous devez préalablement recueillir face à une telle situation ?

Externe :

- Durée légale du travail

- Droit du travail

- L’organisation dans laquelle on travaille est-elle soumise à un accord de branche, une convention collective ?

- Quel est son contenu ?

- Droit privée ? Entreprise, association ?

- Droit public ? Collectivité, état etc.

Interne :

- Existe-t-il un accord d’entreprise qui assoupirait les règles applicable ?

- Quelle est la taille de l’organisation ? (pour le calcul des heures supplémentaires)

- Quelle est l’activité de l’entreprise pour déterminer les périodes de jour de congés ?

- Quel est le temps de travail pratiqué dans l’entreprise ? (la durée, l’amplitude, les jours de repos)

- Quelle est la procédure en matière d’octroi des congés ?

- Quelles sont les contraintes en matière de continuité de service ?

- Quelles sont les critères d’arbitrage ? (le nombre d’enfants, l’âge, si il est marié, son statut, historique de ses congés)

2. Quelles sont les contraintes organisationnelles que vous devez prendre en compte afin de suivre la procédure d’octroi des congés ?

- Contrainte temporelle : négocier avec les représentants du personnel

- Contrainte de suivi : la plupart des organisations sont équipées d’un progiciel pour suivre l’état des présences et donc des absences, des congés du personnel. Faute de mieux, l’assistant de manager pourra créer un outil de suivi de type planning.

- Contrainte de continuité de service : même quand l’activité est ralentie en période estivale (vacances d’été) en fonction du domaine d’activité, il faut assurer la continuité du service. Cela signifie que chaque fonction doit être maintenue (recours aux intérimaires, heures supplémentaires, CDD, job d’été)

Période estivale France : Juillet/Août

3. Quelles sont les qualités et compétences nécessaires dans cette mission de gestion des congés et des absences ?

- Ecoute active car l’assistant va recueillir les besoins du salariés au-delà d’une simple demande de créneau disponible cette requête cache souvent de nombreux enjeux personnels pour le salarié demandeur qui peut parfois s’épancher (se confier, se livrer)

- Discrétion : le personnel n’a pas à connaître les raisons de l’absence.

- Agir avec loyauté, le bon fonctionnement de l’entreprise doit être la ligne de conduite à respecter. Un problème d’absentéisme peut avoir de grave conséquence pour l’entreprise.

- De

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