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Objet : Intérêt de la veille informationnelle et de la GED

            Breuil-le-Sec, le 17 mars 2016

Monsieur,

A l’occasion de ma formation sur la veille informationnelle et la gestion électronique des données j’ai pu découvrir l’intérêt de ces deux techniques pour une structure comme la nôtre et je souhaiterais vous en faire part.

La veille informationnelle est un outil consistant à collecter, trier, stocker puis diffuser des informations nécessaires à la prise de décision pour une organisation.

La gestion électronique des données (GED) est un système informatisé d’organisation de données, permettant de les stocker, les classer ou encore les archiver.

La GED organise les données rassemblées au format numérique afin d’en faciliter le stockage, la consultation, leur évolution en les mettant à jour régulièrement et ainsi d’en permettre leur diffusion. Le système de la GED permet la consultation des données à multiples utilisateurs. Elle offre la possibilité de paramétrer les droits de chaque utilisateur ou groupes d’utilisateurs aux différentes fonctions (création, modification, stockage et diffusion) pour chaque document. La GED optimise également l’efficacité, la précision et la facilité des recherches en proposant d’effectuer ses requêtes à l’aide de mots-clés.

La veille informationnelle consistant à collecter et stocker des informations, la GED pourrait quand à elle les organiser et les structurer informatiquement. La gestion électronique des données permet d’apporter des modifications à ces informations, de les mettre à jour, mais elle sauvegarde également les versions antérieures des documents.

La GED permet également aux différentes structures de limiter certains coûts concernant l’archivage papier car il prend d’une part beaucoup de place, et d’autre part, on peut sécuriser les données en cas sinistre puisque il est possible de dupliquer la base pour en détenir une sauvegarde. Elle possède également des avantages concernant le tirage papier car les documents peuvent être lus en ligne, sauvegardés et seulement imprimés si besoin.

La veille informationnelle étant aussi un outil de tri des informations, la GED organiserait de manière fonctionnelle ce tri, à l’aide de mots-clés pour répertorier les recherches, en classant les documents par date ou encore et plus particulièrement en fonction de leur importance.

Le processus de veille a comme objectif principal, comme ultime but la diffusion des informations qu’elle contient à ces utilisateurs afin de pouvoir leur permettre une prise de décision. Pour diffuser les informations la GED possède deux méthodes, la méthode Pull et la méthode Push. La méthode Pull qui consiste à mettre à disposition des données et c’est l’utilisateur qui va la chercher là où elle se trouve. Et la méthode Push qui consiste en la distribution des données aux utilisateurs susceptibles d’être intéressés. La GED permet donc de diffuser les informations comme le  souhaite la veille informationnelle.

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