Gestion des revues de presse

De : MARTIN Camille,

Assistante de Manager A : Mme KERCHACHE

Directrice du service

Recherches & Développement

Le 20 novembre 2015, à Mougins

Diagnostic opérationnel

Objet : Gestion des revues de presse

Pièces jointes : Diagramme d’Ishikawa, MOFF, budget aménagement de la salle de lecture, tableau comparatif des revues électroniques et papiers.

A la suite de notre conversation concernant la gestion des revues de presse, nous avons abordé les différents points qui constituaient des dysfonctionnements. Ces dysfonctionnements causent des insatisfactions de la part des chercheurs. Vous souhaitez être efficace, c’est pour cela que je vous communique ce présent rapport dans le but de trouver des solutions optimales à nos problèmes. En premier temps, nous allons faire un état des lieux de la gestion des revues de presse puis je vous ferais part des solutions à envisager.

I. Etat des lieux

A. La gestion des revues de presse

Grâce à l’analyse à l’aide du diagramme d’Ishikawa (annexe 1) nous pouvons constater de nombreux dysfonctionnements. En effet, le principal problème est que les chercheurs qui empruntent les revues ne remplissent pas le cahier d’emprunt, ce qui ne permet pas d’assurer un suivi des revues si des chercheurs souhaitent emprunter une revue en particulier. Nous ne pouvons donc pas réclamer la revue en question si nous ne connaissons pas l’emprunteur. Les chercheurs font appel à moi pour tenter de tracer ces revues, c’est une perte de temps étant donné que le cahier d’emprunt n’est pas rempli je ne peux pas retrouver la dernière personne l’ayant emprunté.

Les délais d’emprunts sont obligatoires mais non respectés. En effet, de nombreux chercheurs ne respectent pas les délais lors de l’emprunt des revues ce qui pénalisent les prochains emprunteurs. Certaines revues, lors de leur restitution, sont en mauvais état, voire même déchirées et également au niveau des numéros, nous ne pouvons alors pas garantir un classement des revues juste.

B. La salle de lecture

Concernant la salle de lecture, l’ergonomie de celle-ci reste à déplorer selon les plaintes des chercheurs. En effet, plusieurs raisons nous ont été communiquées : le mauvais éclairage de la salle, le nombre de places jugé insatisfaisant car trop restreint (2 tables et 4 chaises). Ce sont des éléments à prendre en compte, cette salle est qualifiée de non conviviale ce qui constitue un problème majeur. Notre matériel, notamment le photocopieur est défectueux, il tombe régulièrement en panne et nous remarquons une mauvaise qualité de reproduction des documents photocopiés. Toutes ces remarques sont à prendre en compte car ce sont elles qui constituent une insatisfaction chez nos chercheurs qui ne travaillent pas dans des conditions de travail idéales. Cette insatisfaction peut générer, à long terme, une baisse de la motivation et donc de la productivité.

II. Proposition de solutions

A – Solutions organisationnelles

Après réflexion et à la suite des remarques que nous avons précédemment abordées, je vous préconise un réaménagement de la salle de lecture. Nous pouvons commencer par l’achat de nouveaux mobiliers (annexe 3). Pour ce nouvel aménagement j’ai respecté votre budget qui était de 3000€. Ces achats permettront de satisfaire les besoins des chercheurs. En effet, rajouter une table ronde ainsi que des chaises en plus serait une solution pour rendre les échanges entre les chercheurs plus conviviaux. Les achats qui répondront vraiment aux attentes des chercheurs sont les lampadaires, ainsi que l’imprimante 4 en 1. Un nouveau matériel fiable, qui ne risque pas de tomber en panne.

Pour la gestion des revues je vous propose d’établir un document regroupant toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du suivi de celles-ci ainsi qu’un planning afin que les revues tournent entre les chercheurs. Ces dépenses et ces mises en place sont vraiment nécessaires pour permettre la satisfaction de tout le monde et le déroulement du travail dans de bonnes conditions.

B – Solutions techniques

Les solutions d’ordre techniques sont la mise en place des revues électroniques qui substitueraient les revues papiers. Nous avons pu analyser les avantages et inconvénients de chaque type de revues (annexe 4) et la balance se penche plutôt du côté des revues électroniques. En effet, ces revues ne seront plus sous format papier il n’y aura donc plus de risques concernant leurs états (revues abîmées, déchirées…), elles seront accessibles à tout le monde. De plus, il ne sera plus nécessaire de remplir un cahier des emprunts qui souvent n’était pas complété : cela évitera d’égarer les revues, nous gagnerons donc du temps et pourrons en consacrer dans d’autres missions plus importantes. Chaque chercheur bénéficiera d’un logiciel sécurisé qui regroupera toutes les revues.

C – Solutions financières

Les revues électroniques ont un coût, il faudra débourser un abonnement mensuel. Le prix de cet abonnement peut être négocié selon les organismes. Si au contraire nous souhaitons garder les revues papiers, il faudra sélectionner les revues les plus appréciées des chercheurs et les plus utiles pour ne pas générer de surcoûts inutiles.

La

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