Écart sur coût

I – L’ORGANISATION

• Présentation de l'entreprise et de son secteur d'activité.

L’association Sauvegarde est implantée sur le territoire lot-et-garonnais depuis 1936, elle se consacre à aider et à promouvoir les personnes fragilisées du fait de leur situation familiale, économique, physique, psychique ou sociale.

L’association Sauvegarde a pour objet de protéger, éduquer, accompagner, soigner, former et insérer toute personne, mineure ou majeure dans le respect de son identité, au travers d’actions, de services, d’établissements en rapport avec son objet. Elle peut intervenir dans le cadre d’une mission d’intérêt général et à la demande des pouvoirs publics. Son identité repose  sur des valeurs qui constituent le cadre de ses projets et définissent son éthique.

Pour remplir toutes ces missions, elle est composée de 29 services répartis en 3 pôles qui regroupent les services de même type.

Actuellement, j’occupe le poste de comptable au sein du service UPAES qui comprend le placement familial et l’accueil de jour.

Ce service a pour mission principale de proposer un lieu d’accueil à l’enfant de 0 à 21 ans dans le but d’assurer sa protection. Il est implanté sur Agen, Villeneuve-sur-Lot et Marmande ; sites à partir desquels il intervient sur l’ensemble du département.

Nous sommes une équipe de 75 familles d’accueil, 15 éducateurs, 3 Psychologue, 1 Psychiatre,1 Directeur, 3 Chefs de service éducatif, 1 Chef de service administratif, 1 comptable et 3 secrétaires.

• Organisation Comptable

L’association embauche 29 comptables qui sont gérés par une Directrice Financière. Il y a 3 comptables au siège qui ont pour mission de superviser les comptables des différents services de l’association et 2 comptables qui établissent les payes des salariés (hors assistants familiaux) et les déclarations sociales.

Au sein de l’UPAES (unité polyvalente d’action éducative spécialisée), il y a une comptable et un Chef administratif pour la gestion des 3 services (Placement Familial de Villeneuve, Agen et l’accueil de jour).

J’occupe le poste de comptable et mes missions sont la saisie des opérations courantes, la facturation aux départements, la paye des assistants familiaux et la gestion de la flotte automobile.

Le Chef de service administratif a pour mission de superviser l’ensemble du personnel administratif (3 secrétaires et 1 comptable), la préparation des différents budgets et la clôture des comptes. Il s’assure également de la bonne mise en application des procédures comptables et des décrets pour ce qui concerne les salaires. Aussi, il fait le suivi de l’activité pour le traitement de la facturation.

II- DESCRIPTION DU PROCESSUS

1. Processus choisi : Acquisition des véhicules de service.

J’ai choisi de vous exposer mes travaux concernant la gestion de la flotte automobile de l’UPAES. Nous avons actuellement 51 véhicules de services qui sont utilisés par les travailleurs sociaux (13 éducateurs spécialisés), l’équipe de direction (3 Chefs de service et 1 Directeur) et par les assistants familiaux.

Dans ce processus, ma mission est de gérer l’acquisition des véhicules prévue sur le plan d’investissement sur 5 ans, la mise au rebut des véhicules vieillissant ou hors service ainsi que l’affectation des véhicules aux conducteurs (Cf. : détails Chapitre III).

Chaque année, le Conseil Départemental nous octroie un budget de 48 000€ pour l’acquisition de 4 véhicules de services en renouvellement des véhicules vieillissant. Nous remplaçons les véhicules de service de plus de 10 ans en priorité puis ceux qui dépassent les 160 000 kilomètres. Cela nous permet de garantir un confort et une sécurité pour les conducteurs mais aussi de limiter les dépenses liées à l’usure du véhicule.

Pour faire l’acquisition des véhicules  il y a différentes parties prenantes qui y participent.

En interne :

L’UPAES fait la demande d’acquisition au siège de l’association.

Le Directeur, le Chef administratif, le comptable, l’attaché de direction seront en lien tout le long de ce processus.

En externe :

Le siège demande des devis à différents concessionnaires et gère la commande et l’UPAES réceptionne les véhicules lors de l’achat.

La comptable du siège assurera les véhicules auprès de l’agence d’assurance.

Logiciels utilisés

Pour ce processus, nous utilisons le logiciel Compta First de CEGID afin de saisir la facture et créer l’immobilisation. Puis, nous gérons l’utilisation du véhicule avec le logiciel GEFA (affectation conducteur, prises de carburants, kilométrage, réparations, ….).

1. Schéma descriptif

1. Description Détaillée

Une fois que le plan de financement est validé par le financeur, le Directeur et le Chef comptable organise l’ordre des acquisitions de l’année.

Le Directeur informe le siège que l’UPAES souhaite faire l’acquisition des véhicules prévus sur le plan d’investissement de l’année.

L’attaché de Direction du siège est chargé de faire des devis chez les concessionnaires.

1. Choix du fournisseur

L’attaché de Direction du siège transmet par la suite, les différents devis au service.

Le Chef administratif étudie les devis en s’assurant que le type de véhicule est cohérent avec les besoins du service (véhicule de tourisme de petit gabarit, type Peugeot 208, Citroën C3, Renault Dacia, 5 portes, essence, …) et que la proposition de prix indiqué respecte le plan d’investissement prévus.

Par la suite, Le Directeur et le Chef Administratif choisisse le modèle du véhicule suivant les besoins.

1. Demande d’acquisition du véhicule

Le Directeur et le comptable établissent une demande d’investissement et y joignent le devis du concessionnaire. Puis, le Directeur transmet cette demande au siège.

La Directrice Financière contrôle que cet achat est prévu dans le plan d’investissement et que le véhicule choisi correspond bien au besoin de l’UPAES.

Une fois contrôlée, elle signe cette demande et la transmet à l’attachée de direction pour que celle-ci passe la commande du véhicule.

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