Rapport De l'établissement du bon de commande au mandatement

De l'établissement du bon de commande au mandatement

Plan de l'activité :

1. Établissement du bon de commande

2. Réception et enregistrement du bon de livraison

3. Enregistrement et comptabilisation de la facture (si facture il y a)

4. Impression du tableau récapitulatif des factures à payer chaque fin de mois

5. Envoi du tableau accompagné des factures correspondantes au service financier de la ville de Dole pour leur règlement

1. Établissement du bon de commande

Sur Nutridata  : D'abord créer les produits qui ne sont pas encore entrés dans la liste des denrées(Annexe 1) en y indiquant le fournisseur, libellé, le montant de la TVA, le conditionnement, le calibrage et le prix. Les bons de commandes sont élaborés à partir des menus. Une fois imprimé et faxé au fournisseur, le bon de commande et classer dans un classeur prévu à cet effet. Régulièrement, la secrétaire inspecte ce classeur pour y décrocher les bons de commande dont la livraison à lieu le lendemain et les dépose par dessus le classeur pour que le magasinier les prennent afin de vérifier (gérer les livraisons) les produits livrés.

2. Réception et enregistrement du bon de livraison

A la réception de la livraison, le bon (libellé, numéroté, désignation produits livrés) qui l'accompagne est remis à la secrétaire pour enregistrement dont la procédure est la suivante :

Ouvrir le logiciel de gestion Nutridata

Onglet « Entrées »

En cliquant sur « Créer », une fenêtre s'ouvre pour entrer le numéro de bon de commande recherché (Annexe 2)

Le bon de commande s'affiche à l'écran (Annexe 3) et pour l'exploiter, je dois entrer le numéro du bon de livraison correspondant

Après vérification des produits, du poids, du prix et du montant total, je le valide

3. Comptabilisation et enregistrement de la facture

A la réception de la facture, je retourne sur le bon de commande et je clique sur l'onglet « Comptabilité » pour comptabiliser la facture (Annexe 4)

Puis je l'enregistre dans le fichier « Facturation Fournisseurs » (Annexe 5) sous le logiciel OppenOffice Writer.

4. Impression du tableau

5. Envoi du tableau accompagné des factures correspondantes au service financier de la ville de Dole pour leur règlement

Chaque fin de mois, les factures engagées sont transmises au service financier de la ville pour mandatement (règlement).

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