Nana

Emetteur : Marguerite KATE, assistante

Destinataire : Guy Pomme, Responsable « expos »

Note d’Information

Objet : Mettre en place les outils collaboratifs pertinents

Date : le vendredi 11 septembre 2015

La Société Home Jura est spécialisée dans la fabrication des meubles de qualité pour lesquels elle reçoit, depuis 1980, le trophée « Qualité NF exigence » qui récompensera l’entreprise de sa démarche qualité.

Nous organiserions deux salons, l’un au printemps, et l’autre à l’automne pour promouvoir les produits auprès de nos clientèles.

Suite à notre entretien, vous m’avez détaillé le processus d’organisation d’un salon. Vous souhaiterais développer un mode de travail collaboratif entre les membres de l’équipe pour faciliter les échanges grâce à un environnement technologique adapté. Pour cela j’ai mobilisé les outils collaboratifs et pertinents à mettre en place.

Selon mes recherches, je vous présenterais en premier lieu,  les trois familles d’outils collaboratifs pertinents sur le marché qui sont les outils de Communication, de Coordination de travail, Collaboration.

En second lieu, nous analyserons leurs avantages et leurs contraintes.

1. Présentation des outils de collaboration des 3 familles

Les outils de Communication est sous-entendue par la messagerie électronique, le forum, le chat….

Au niveau des outils de communication, il est possible d’une part, d’utiliser le tableau de bord car c’est un outil mettant à disposition de tous les utilisateurs une surface graphique commune.

D’autre part, il peut être envisagé d’utiliser la vision conférence permettant en plus de la transmission de la parole et de documents graphiques, la transmission d’images animées des participants éloignés.

Mais le forum peut être aussi prévu, c’est un service permettant discussions et échanges sur un thème donné : chaque utilisateur peut lire à tout moment les interventions de tous les autres et apporter sa propre contribution sous forme d’articles.

Les outils de Coordination assistent les chefs de projet dans le suivi et permettent de contrôler les interactions entre les différents membres de l’équipe.

 Et donc, il serait préférable d’envisager un agenda partagé afin de permettre de mettre sur un agenda unique les emplois du temps de plusieurs personnes. Et d’autre part, la gestion de tâches peut être mis en place car celui-ci est un outil de gestion d’un projet permettant l’élaboration de processus administratif.

Les outils de Collaboration