Création du fichier comptable (.mae) à partir du modèle standard et paramétrages

Fiche d’instruction N°1

1. Création du fichier comptable (.mae) à partir du modèle standard et paramétrages.

Lors de la création de votre société vous bénéficiez d’un assistant permettant de définir les éléments de base de votre société. Attention : certains choix sont définitifs

Identification de la société :

Activité (35 caractères maxi), SIRET (14 caractères sans espace), Code NAF ou APE (5 caractères)

N° identification (25 caractères alpha numériques) : n° d’identification CEE/TVA (cf. annexe 7).

Volet initialisation : longueur des comptes (cf. Annexe 1)

C’est dans le menu « Fichier/A propos de » Onglet Options que vous configurez l’essentiel des paramètres de votre société : Mode de règlement, Nature de comptes, Fichiers liés, Organisation, Type tiers…

Une fois le menu « A propos de » renseigné vous pouvez passer à la gestion de la structure de votre dossier comptable.

• Paramétrage du plan comptable pour les comptes généraux et pour les comptes de tiers : confronter les n° de comptes du plan comptable standard avec le plan de comptes de l’entreprise. N’oubliez pas de créer les nouveaux comptes de TVA pour le taux de 7% ainsi que les déclinaisons pour les comptes de ventes et d’achats (utiles pour la vérification des bases taxables).

• Paramétrage de la TVA : cette étape est essentielle pour la suite. Bien lire les informations concernant les taux de TVA à appliquer aux différentes opérations (annexe 8) et tenir compte des nouveaux taux. Rechercher sur internet les taux en vigueur pour l’horticulture. Éventuellement vérifier dans le Lefebvre comptable.

Structure/taux de taxes pour créer, vérifier et rattacher les comptes généraux. (Supprimer les taux inutiles après suppression des comptes généraux rattachés)

• Paramétrage des codes journaux : ne conserver que les journaux utilisés par Bego flore. Apporter une attention particulière aux journaux de trésorerie (vérifier le compte de trésorerie attaché).

• Paramétrage des modèles de règlement : menu structure/modèles/modèles de règlement (≠du mode).

• Paramétrage plan tiers (cf. annexe 1) : Fichier/A propos/Options/type tiers pour saisir la racine puis structure/plan tiers pour saisir les comptes individuels (subdivisions des comptes de tiers). Ils seront indispensables lors de la saisie d’écritures.

• Modèles de saisie : permet d’automatiser les saisies récurrentes (facultatif ; voir ci-après)

2. Saisie des opérations de la période sur logiciel comptable : menu Traitements

Avant de commencer la saisie, observer le bordereau de saisie (journal, N° pièce) et la logique de l’enchainement des écritures.

Il est conseillé de saisir journal par journal, et non pas dans la chronologie des dates pour éviter de passer d’un journal à un autre, ce qui est une perte de temps et peut être générateur

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