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Fiche E4: organisation d'un séminaire.

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Par   •  13 Juin 2016  •  Fiche  •  309 Mots (2 Pages)  •  2 541 Vues

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Documents : organisation d’un séminaire

Exemple de tableaux comparatifs

Tableau comparatif des prestations par traiteur

Noms des traiteurs

Adresses

Tél.

Fax

Mél

Noms des traiteurs

Nombre de pièces

Boissons

Propositions diverses

Prix

Salées

Sucrées

Apéritif

Vin

Cham-pagne

Tente cocktail

Tables/

chaises

Nappe

Vaisselle

Serveurs

Déco. florale

Autres

Proposition de lieux d’accueil pour le séminaire

Nom

Ville

Adresse

Tél.

Fax

Mél

Critères

Activités

Prix

Calme

Dépaysant

Magique

Autres

Tableau de suivi des relances éventuelles.

Noms

Fonction

Présents

Relance 1

Relance 2

Date

Moyen*

Date

Moyen*

* Courrier ? Téléphone ? Mél ?

Suivi des présences et des inscriptions aux activités

Le suivi se fera sur la BDD Access ou à partir d’un tableau :

Noms des invités

Présence

Activités

Oui

Non

Tableau comparatif : choix d’un prestataire d’accueil

SERVICE

Tableau comparatif des prestataires d’accueil
Séminaire des

Solutions

Critères

Prestataire

1

Prestataire

2

Prestataire

3

Prestataire

4

Prestataire

5

Confort

Lieu

Distance

Environnement

Capacité d’hébergement

Salle de réunion et équipements

Activités de loisirs proposées

Coûts/jour/personne

Exemple de liste de contrôle

Participation à un séminaire professionnel

ACTIONS

Délai

Date de réalisation

Suivi

DÉTERMINATION DES POINTS CLÉS

AVANT LE SÉMINAIRE

Cahier des charges :

– nombre de participants ;

– emplacement : type d’environnement ;

– type d’hébergement : hôtel, cadre luxueux, convivial… ;

– locaux et équipements : salle de réunion, matériel… ;

– transport : véhicule, autocar, train… ;

– loisir : temps prévu pour la détente ;

– montant du budget maximal.

J – 40

PRISE EN CHARGE DE LA LOGISTIQUE

 Détermination du lieu d’accueil

– Contact de plusieurs prestataires d’accueil

– Comparatif de leur prestation
(cadre, restauration, salle, qualité du contact, tarif…)

– Choix et visite du lieu (si possible)

– Réservation écrite auprès du prestataire sélectionné

 Prévision d’acheminement des participants

– Comparatif des moyens de transport

– Prévision du plan d’accès

J – 33

J – 28

J – 25

PRÉPARATION DE LA COMMUNICATION

 Détermination de l’emploi du temps du séminaire

– Planning du séminaire : date, heures d’arrivée et de départ,
séances de travail et loisirs

– Définition du contenu détaillé des réunions de travail

– Conception des supports

 Invitation des participants

– Envoi d’une invitation aux participants

– Collecte des réponses et suivi

 Contact avec le prestataire

– Liste définitive des participants et noms

– Vérification du respect du cahier des charges (disposition salle, matériel…)

J – 23

J – 20

J – 8

J – 1

PENDANT LE SÉMINAIRE

Accueil des participants

J

APRÈS LE SÉMINAIRE

– Calcul du coût global du séminaire

– Courrier de remerciement aux participants

J + 2


Exemple de carte heuristique [pic 1]

Organisation du séminaire

...

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