Fiche E4: organisation d'un séminaire.
Fiche : Fiche E4: organisation d'un séminaire.. Recherche parmi 300 000+ dissertationsPar nikio • 13 Juin 2016 • Fiche • 309 Mots (2 Pages) • 2 531 Vues
Documents : organisation d’un séminaire
Exemple de tableaux comparatifs
Tableau comparatif des prestations par traiteur
Noms des traiteurs | Adresses | Tél. | Fax | Mél |
Noms des traiteurs | Nombre de pièces | Boissons | Propositions diverses | Prix | |||||||||
Salées | Sucrées | Apéritif | Vin | Cham-pagne | Tente cocktail | Tables/ chaises | Nappe | Vaisselle | Serveurs | Déco. florale | Autres | ||
Proposition de lieux d’accueil pour le séminaire
Nom | Ville | Adresse | Tél. | Fax | Mél | Critères | Activités | Prix | |||
Calme | Dépaysant | Magique | Autres | ||||||||
Tableau de suivi des relances éventuelles.
Noms | Fonction | Présents | Relance 1 | Relance 2 | ||
□ | Date | Moyen* | Date | Moyen* | ||
* Courrier ? Téléphone ? Mél ?
Suivi des présences et des inscriptions aux activités
Le suivi se fera sur la BDD Access ou à partir d’un tableau :
Noms des invités | Présence | Activités | |
Oui | Non | ||
Tableau comparatif : choix d’un prestataire d’accueil
SERVICE Tableau comparatif des prestataires d’accueil | |||||
Solutions Critères | Prestataire 1 | Prestataire 2 | Prestataire 3 | Prestataire 4 | Prestataire 5 |
Confort | |||||
Lieu | |||||
Distance | |||||
Environnement | |||||
Capacité d’hébergement | |||||
Salle de réunion et équipements | |||||
Activités de loisirs proposées | |||||
Coûts/jour/personne |
Exemple de liste de contrôle
Participation à un séminaire professionnel
ACTIONS | Délai | Date de réalisation | Suivi ☒ |
DÉTERMINATION DES POINTS CLÉS | |||
AVANT LE SÉMINAIRE Cahier des charges : – nombre de participants ; – emplacement : type d’environnement ; – type d’hébergement : hôtel, cadre luxueux, convivial… ; – locaux et équipements : salle de réunion, matériel… ; – transport : véhicule, autocar, train… ; – loisir : temps prévu pour la détente ; – montant du budget maximal. | J – 40 | ||
PRISE EN CHARGE DE LA LOGISTIQUE | |||
❶ Détermination du lieu d’accueil – Contact de plusieurs prestataires d’accueil – Comparatif de leur prestation – Choix et visite du lieu (si possible) – Réservation écrite auprès du prestataire sélectionné ❷ Prévision d’acheminement des participants – Comparatif des moyens de transport – Prévision du plan d’accès | J – 33 J – 28 J – 25 | ||
PRÉPARATION DE LA COMMUNICATION | |||
❶ Détermination de l’emploi du temps du séminaire – Planning du séminaire : date, heures d’arrivée et de départ, – Définition du contenu détaillé des réunions de travail – Conception des supports ❷ Invitation des participants – Envoi d’une invitation aux participants – Collecte des réponses et suivi ❸ Contact avec le prestataire – Liste définitive des participants et noms – Vérification du respect du cahier des charges (disposition salle, matériel…) | J – 23 J – 20 J – 8 J – 1 | ||
PENDANT LE SÉMINAIRE Accueil des participants | J | ||
APRÈS LE SÉMINAIRE – Calcul du coût global du séminaire – Courrier de remerciement aux participants | J + 2 |
Exemple de carte heuristique [pic 1]
Organisation du séminaire
...