Introduction au système d'information comptable

CHAPITRE 1 – INTRODUCTION AU SYSTEME D’INFORMATION COMPTABLE

Qu’est-ce qu’une entreprise ?

Une entreprise est un ensemble d’activités organisées et mises en œuvre pour attendre les objectifs fixés au moindre coût.

Les « entreprises » peuvent prendre des formes diverses telles que :

• Entreprise individuelle
• Petit artisan ou petit commerçant
• Profession libérale
• PME
• Entreprise multinationale
• Association
• …

Toutes ont un point commun, elles mettent en œuvre de nombreuses activités pour réaliser leur « métier », ces activités sont complexes et doivent être contrôlées.

Les « activités » classiques sont :

• Activité commerciale,
• Service paye et ressources humaines,
• Service achats,
• Service production,
• Service logistique,
• …

Pour coordonner, animer et contrôler les activités, les dirigeants et les gestionnaires de l'entreprise ont besoin d'un système d'information qui met à leur disposition des informations et des connaissances précises et fiables sur les ressources utilisées et les performances obtenues.

Le principal système d’information existant dans l’entreprise est.

I – Le système d’information comptable (SIC)

A – Définition

Le système d'information comptable (SIC) est un ensemble organisé comportant:

• des ressources humaines (comptables internes ou externes) ;

• des ressources matérielles (ordinateurs, serveurs, réseau, imprimantes, supports de sauvegarde, etc.) ;

• des ressources logicielles (progiciel de gestion intégré, logiciels bureautiques) ;

• des ressources procédurales et organisationnelles (procédures obligatoires de traitement et de production des informations, règles et consignes propres à l'entreprise).

C’est une partie du système d’information de la société.

Les particularités du SIC résultent de trois caractéristiques:

• Il se situe en aval des autres fonctions et services de l'entreprise. Les opérations, transactions, flux ou activités ayant un impact sur le patrimoine de l'entreprise et sa situation financière trouvent leur traduction au niveau du système d'information comptable.

• Il permet d'exprimer dans une unité monétaire unique des opérations, des flux et des transactions très divers. Il fournit ainsi une représentation homogène des différents événements et flux réalisés.

• Il permet d’établir des comptes comptables exacts et d’éviter donc des difficultés avec les impôts (fraude fiscale) ou avec la justice (délit d’établissement de « faux bilan »)

B – le Progiciel de Gestion Intégré (PGI)

Le progiciel de gestion intégré (PGI) est un ensemble de programmes ou modules séparables, correspondant chacun à une fonction de l'entreprise, qui contribue à structurer et optimiser les activités, les processus de gestion et le système d'information de l'entreprise.

Exemple : module comptabilité, module paye, module traitement des commandes, module achats …

Les informations collectées et traitées par les différentes fonctions de l'entreprise font l'objet d'une saisie unique et standardisée dans une base de données commune. Les informations enregistrées sont ainsi accessibles en temps réel en fonction des droits attribués aux utilisateurs. L'existence d'une base de données unique et d'un moteur de flux de travaux (workflow), via lequel les différents modules communiquent des informations, permet de réduire de manière significative les temps de traitement et de diffusion de l'information.

• Voir le processus informatique pour approfondissement.

II – Rôle et fonctions de la comptabilité

A – La comptabilité générale

La comptabilité générale (ou comptabilité financière) permet de satisfaire aux obligations comptables juridiques et fiscales de l’entreprise.

B – La comptabilité de gestion

La comptabilité de gestion a pour rôle de fournir, aux dirigeants et aux différents responsables des fonctions de l'entreprise, des informations comptables (financières) et non comptables (quantités, temps, prévision, etc.) pour piloter les activités, évaluer et contrôler les performances en analysant notamment les coûts et les résultats par activité ou famille de produits. Ces informations répondent aux besoins de gestion interne de l'entreprise.

Remarque – par comptabilité de gestion, on entend comptabilité analytique et contrôle de gestion.

III – L’environnement comptable

A – Les métiers de la comptabilité

Dans l’entreprise, les métiers comptables sont divers selon la taille de l’entreprise, on trouve l’aide comptable, le comptable, le Directeur comptable, le DAF.

Hors de l’entreprise, les deux principaux métiers comptables sont l’Expert-Comptable (E/C) et le Commissaire aux Comptes (CAC).

L’E/C a un rôle d’assistance et de conseil de l’entreprise,

Le CAC est un auditeur légal qui contrôle les comptes de l’entreprise.

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