La conférence téléphonique

LA CONFERENCE TELEPHONIQUE

Lorsque vous demandez a des salarier ce qui est l’origine du plus grand nombre d’heures perdus au bureau, beaucoup vont répondront que ce sont les réunions. Que ce soit dans les administrations ou dans les entreprises, grandes ou petites, nul ne semble échapper à la réunionite, cette frénésie de réunion sans objectif précis. Perte de temps certes mais également perte d’argent car cela engendre parfois le déplacement pour les participants.

C’est pourquoi nombreuse sont les entreprises qui ont recours a la conférence téléphonique qui semble leurs apporte de nombreux avantages.

En effet, la conférence téléphonique (appelée conf call) est souvent la solution idéale pour gagner du temps et de l’argent. À condition de bien la préparer et de la conduire avec efficacité.

Fini le temps ou elles étaient réservées a quelques technophiles confirmés. Elles sont désormais  accessibles à peu de frais, et techniquement au point. Autres atouts non négligeable par rapport aux rencontres et tète a tete, elles permettent de précieuses économies de temps et d’argents : plus de billet d’avion de train, de nuit d’hôtel, beaucoup moins de fatigue et de stress. Mais les conditions essentielles sont de savoir gérer et animer ces séances de travail un peu particulières et de respecter ses règles.

S’en tenir a des sujets simples

Tout d’abord leur utilisation ne doit pas être systématique et il faut que le sujet corresponde au fonctionnement et a l’environnement d’une telle réunion. C’est pas exemple l’outil idéal lorsqu’il s’agit de faire un bilan d’étape sur l’avancement d’un gros projet et de résoudre un problème précis. On peut également y avoir recours pour être le plus réactif possible sur des appels d’offre ou apporte des compléments de dernières minutes dans une proposition commerciale par exemple. La conf call est aussi adapté pour lancer de nouveau challenges à des commerciaux dispersés dans toute la France.

Etre ponctuel

Il est important de faire respecter la ponctualité à chacun des participants. Afin de leurs rappeler l’horaire de la réunion, il est conseiller d’adresser a chacun d’entre eux, une heure avant que celle-ci ne débute. Un SMS ou un courriel. Même coincé dans un embouteillage, un participant pourra se joindre à la discutions grâce à son mobile main libre.

Sélectionné les participants

il faut éviter d’inviter trop de monde a participer a la réunion car il ne faut pas oublier que les participants ne ce voient pas et qu’il est parfois difficile de savoir qui est qui et qui a dit quoi lorsque les intervenants sont trop nombreux. Plus le nombre sera important et plus il faudra précis dans les questions et concis dans les réponses. Autre écueil a évité : inviter des collaborateurs dont le niveau hiérarchique sont trop différents car ces derniers car ses derniers ont tendance à rester plus en réserve et à moins participer. L’organisateur doit donc veillez a la cohérence hiérarchique de la réunion

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