Dossiers

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Vous accueillez un étudiant dans votre organisation afin de lui permettre

de découvrir les réalités de son futur métier et nous vous en remercions.

Les objectifs du stage

Ce stage permet à l’étudiant d'acquérir et d’approfondir ses

compétences professionnelles en situation réelle de travail et

d'améliorer sa connaissance du milieu professionnel et de l'emploi.

Il sert de support direct à deux épreuves professionnelles.

EPREUVE E4 : ANALYSER DES SITUATIONS DE COMMUNICATION PROFESSIONNELLES

L’étudiant doit observer ou vivre des situations de communication professionnelles emblématiques du métier d’assistant(e) de managers(s), dans sa dimension de soutien à la communication et aux relations internes ou externes : (4 situations dont  2 qui doivent être le reflet d’une situation de communication en langue étrangère)

Les situations présentées  par l’étudiant doivent correspondre aux activités de communication suivantes :

• instaurer et entretenir la relation avec le(s) manager(s)
• recueillir les consignes de travail du manager
• rendre compte, informer, faire le point avec le manager
• installer les conditions d’un climat de travail de groupe favorable (gestion du stress et des conflits)
• animer un travail collaboratif
• gérer une réunion
• créer, entretenir et activer un réseau relationnel
• accueillir, informer
• négocier

L’épreuve (E4) vise à évaluer les compétences du candidat à communiquer oralement (en français et en langue étrangère), à  adopter un comportement relationnel adapté, à faire face aux aléas et imprévus des situations de communication rencontrées par l’assistant(e)…

Exemple de situations à observer ou vivre : accueil et intégration de nouveaux salariés, animation d’une réunion de service ou d’un groupe de travail collaboratif, dialogue et argumentation relatifs à un projet en cours, gestion d’un conflit avec un client….

EPREUVE E6 : REALISER DES ACTIONS PROFESSIONNELLES [pic 4]

L’étudiant doit procéder à la réalisation d’activités professionnelles, essentiellement de nature relationnelle, administratives, organisationnelles, qui s’appuie sur une démarche méthodologique et correspond à un besoin exprimé d’une entreprise.

2 types d’action :

- activités de soutien, qui contribuent à l’efficacité d’un responsable, d’un cadre ou d’une équipe. L’assistant(e) accompagne son ou ses supérieurs hiérarchiques, il prépare, facilite et suit son travail.

- activités déléguées, qui sont plus ou moins spécialisées selon le service dans lequel exerce l’assistant, qui participent à l’efficience de l’entité. L’assistant(e) prend en charge les dossiers spécifiques confiés par son ou ses supérieurs hiérarchiques.

Ces activités, qui constituent le cœur du métier de l’assistant, peuvent être regroupées selon leurs finalités :

• soutien à la communication et aux relations internes et externes (F1)
• soutien à l’information (F2)
• aide à la décision (F3)
• organisation de l’action (F4)
• prise en charge des activités déléguées (F5)

Parmi les 5 actions,

•  2 sont issues de la finalité 5 « prise en charge des activités déléguées »
•  2 sont réalisées dans un contexte international.

Il faut que l’action soit accompagnée d’une réflexion (en amont et en aval) tant sur la démarche que sur la production. Il doit s’agir d’un enchaînement logique d’opérations. En aucun cas, la description simple d’une activité ne sera acceptée. Chaque action doit inclure une phase de préparation, une de réalisation, une de contrôle et d’évaluation.

L’épreuve (E6) vise à évaluer les compétences du candidat, dirigées vers la réalisation de ces actions professionnelles.  Elle intègre l’exigence d’efficacité dans le recours aux ressources d’un espace de travail informatisé.

EXEMPLES D’ACTIONS  (en français et en langue étrangère)[pic 5]

Exemples d’activités pouvant être confiées à l’étudiant

(liste non exhaustive)

Activités tournées vers l’international

• Organisation de déplacements à l’étranger
• Création de supports de communication en langue étrangère (plaquette, guide…)
• Création d’un site ou d’une page de site en langue étrangère
• Communication orale en langue étrangère (accueil et information)
• Revue de presse internationale
• Gestion d’un dossier export…

Activités courantes

• gestion de réunions, organisation d’un événement,
• organisation de déplacements en France ou à l’étranger
• création d’outils de communication
• modélisation de documents, création de tableaux de bord
• conception de procédures, modes opératoires
• gestion des appels d’offres
• gestion des inscriptions à un congrès international
• suivi d’un dossier
• gestion des ressources humaines (formation, planning des congés, étude statistique des accidents du travail ou des absences, recrutement, organisation des élections des délégués du personnel)
• mise en place d’une revue de presse…

Les qualités de l’assistant ?

La réussite professionnelle implique des qualités telles que :

1. Comportementales : sens du service, discrétion, réactivité, dynamisme, curiosité professionnelle…
2. Relationnelles: aptitude au travail en équipe, faculté d'adaptation, maîtrise de soi, bienveillance, humour…
3. Langagières: maîtrise de l'expression écrite et orale en français et en langues étrangères.
4. Organisationnelles : méthode et rigueur, autonomie, initiative, anticipation…

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