Situation professionnelle : Amaryllis

Situation professionnelle : Amaryllis, p. 57

Réflexion, p. 57

1. Quel sont les enjeux pour M. Derues ?

Proposition de réponse

Les enjeux pour M. Derues sont d’assurer la continuité du service, c’est-à-dire honorer les commandes des clients, et donc perturber le moins possible le rendement au regard de l’activité ralentie en cette période.

2. Quelles sont les principales tâches que vous devez réaliser ?

Proposition de réponse

Les principales tâches de l’assistant vont consister à :

– collecter les vœux des salariés ;

– vérifier le nombre de jours de congé dus ;

– proposer et préparer les plannings des départs, qui respecteront les enjeux de l’employeur.

3. Quelles sont les qualités et compétences nécessaires dans cette mission de gestion des congés et des absences ?

Proposition de réponse

La gestion du temps et des congés des autres est une mission très délicate. Elle demande des qualités personnelles telles que l’écoute car lorsque l’assistant recueille les besoins des salariés cela peut aller au-delà d’une simple demande d’un créneau disponible ou d’une déclaration d’absence. Il se cache souvent de nombreux enjeux personnels pour le salarié demandeur qui peut parfois s’épancher.

Justement, cette demande ou déclaration d’absence requiert de la part de l’assistant une certaine discrétion. Certes, le service où l’absence est déclarée (quel que soit la nature du congé) en subira des conséquences (ralentissement de l’activité, heures supplémentaires…). Mais le personnel n’a pas à connaître les raisons invoquées dans le détail.

Cette discrétion ne doit pas être, pour l’assistant(e), un obstacle à la loyauté envers son patron. La mesure entre les confidences du salarié absent et le bon fonctionnement de l’organisation doit être la ligne de conduite à respecter. Car un problème d’absentéisme d’un ou plusieurs salariés peut avoir de graves conséquences pour l’organisation.

La diplomatie alliée aux techniques d’argumentation doit aider l’assistant(e) à justifier les choix opérés par le patron lors de l’arbitrage entre deux demandes de congés par exemple.

Enfin, la rigueur de l’organisation permettra à l’assistant(e) de respecter les délais et de suivre la réglementation complexe en vigueur.

Mise en œuvre, p. 58

1. Créer des outils de collecte des besoins et des contraintes

a. Lister les informations dont vous avez besoin pour élaborer la fiche de vœux des salariés.

Proposition de réponse

Il sera nécessaire de commencer par bien identifier le salarié : nom, prénom, matricule, service et poste occupé.

Ensuite il faut recueillir des informations sur la situation du salarié, que l’assistant(e) devra mettre en correspondance avec les critères objectifs de sélection : ancienneté, situation familiale, nombre d’enfants à charge…

Enfin, les dernières informations recueillies devront permettre de connaître les propositions de départ en congé. Ici, pour gagner du temps, il est préférable de demander plusieurs vœux à hiérarchiser, au cas où on ne pourrait pas accorder le premier vœu.

b. Présentez le document qui vous permettra de recueillir les vœux de congés des salariés.

Proposition de réponse

Il peut s’agir soit d’un imprimé papier à faire remplir à la main, soit d’un formulaire à diffuser par mail ou sur l’intranet de l’entreprise.

Exemple de formulaire Word diffusé par mail :

les choix opérés par le patron lors de l’arbitrage entre deux demandes de congés par exemple.

Enfin, la rigueur de l’organisation permettra à l’assistant(e) de respecter les délais et de suivre la réglementation complexe en vigueur.

Mise en œuvre, p. 58

1. Créer des outils de collecte des besoins et des contraintes

a. Lister les informations dont vous avez besoin pour élaborer la fiche de vœux des salariés.

Proposition de réponse

Il sera nécessaire de commencer par bien identifier le salarié : nom, prénom, matricule, service et poste occupé.

Ensuite il faut recueillir des informations sur la situation du salarié, que l’assistant(e) devra mettre en correspondance avec les critères objectifs de sélection : ancienneté, situation familiale, nombre d’enfants à charge…

Enfin, les dernières informations recueillies devront permettre de connaître les propositions de départ en congé. Ici, pour gagner du temps, il est préférable de demander plusieurs vœux à hiérarchiser, au cas où on ne pourrait pas accorder le premier vœu.

b. Présentez le document qui vous permettra de recueillir les vœux de congés des salariés.

Proposition de réponse

Il peut s’agir soit d’un imprimé papier à faire remplir à la main, soit d’un formulaire à diffuser par mail ou sur l’intranet de l’entreprise.

Exemple de formulaire Word diffusé par mail :

FICHE DE VŒUX

CONGES ANNUELS 201N

Nom : Service :

Prénom : Poste :

Matricule : Temps complet 0 Temps partiel 0

Ancienneté au 1er juin 201N :

Situation familiale : marié(e) pascé(e) 0 célibataire 0

Nombre d’enfants à charge – de 5 ans – de 10 ans 10 ans et +

Périodes souhaitées

Indiquez vos vœux par ordre de préférence, par période de 12 jours ouvrables consécutifs.

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