Produire des écrits professionnels à usage interne

Chapitre 1 Produire des écrits professionnels à usage interne

I. Les notes et les rapports

1. Les notes à l’attention du manager et du personnel

La note de service est un document écrit interne à l’entreprise qui établit une communication le plus souvent descendante (de la hiérarchie vers des échelons subalternes).

On distingue de types de notes de service :

a. La note d’instruction :

Elle s’adresse au personnel et donne des consignes et décrit un processus ou procédure, elle est suivit d’une exécution. Pour la rédiger, le ton est direct et personnalisé, les pronoms « je » et « nous » sont utilisé, le style est simple claire et précis. Elle peut comporter un numéro et la mention « pour information »

b. La note d’information

Elle transmet des informations sur la vie de l’entreprise au manager et aux personnels. Pour la rédiger, le ton est neutre et impersonnel, les pronoms »je » et « nous » ne sont pas employés, la forme passive est souvent utilisée.

c. Les points communs des deux notes

Elles doivent comporter :

• Le nom de l’émetteur et du ou des destinataires

• La date d’émission

• Un titre et ou objet

• La fonction, le nom et la signature de l’émetteur

• Une conclusion

• Des paragraphes

Elles ne doivent pas comporter

• De titre de civilité

• De formule de politesse

2. Les rapports à l’attention du Manager

a. Le rapport d’analyse

• Analyse une solution

• Propose des solutions

• Justifie une demande

• Lettre introductive si l’introduction est longue, sauf si le rapport est remis en main propre

Introduction :

• Rappelle la demande

• Précise l’objet du rapport

• Donne la raison pour laquelle le rapport est nécessaire

• Annonce le plan

Développement :

• Les faits

• Les solutions possibles

Conclusion

b. Le rapport de synthèse ou note de synthèse

• Fait le point dur un sujet déterminé

• Utilise des documents divers

• Récapitule des éléments dispersés

• Effectue des regroupements

• Fait des choix en fonction des besoins

• Cette note est neutre

• Le rédacteur ne donne pas son avis

• Document a finalité professionnelle

• Indique les sources

Introduction :

• Introduction direct annonçant le plan

Développement :

• En fonction de la demande

Conclusion

c. Les points communs des deux notes

Ils doivent comporter :

• Les noms de l’émetteur et du ou des destinataires

• La date d’émission

• La fonction, le nom et la signature de l’émetteur

• Un objet ou un titre

Ils

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