La Gestion Documentaire

La gestion documentaire

INTRODUCION

La communication au sein d’une entreprise se fait au travers d’un ensemble de documents que ce soit des documents administratifs, d’archives de conservation permanente ou de documentation de référence : documents et dossiers en format de papiers, des documents électroniques (fichiers informatiques, page web…)...etc afin de conserver l’information de la transmettre …

I- Définition :

Un document est un support qui contient et véhicule des données et qui peut être présenté sous différentes formes : papier, disque informatique, bande magnétique, photographie… Les documents peuvent être élaborés en interne par l’entreprise (manuel qualité, procédures, instructions, notes de services…) ou provenir de l’extérieur (normes, cahier des charges ou commande client, catalogue fournisseur, notice d’utilisation d’équipement, réglementation…).

II- Création et modélisation des documents :

1)-Finalité des documents :

Le document écrit est un moyen de preuve, notamment dans les relations professionnelles et commerciales. Certaines règles doivent alors être observées pour le rendre juridiquement officiel.

Les documents permettent de nombreuses manières d’organiser, de présenter et d’accéder à l’information. Une utilisation pertinente de ces options par les auteurs requiert une bonne connaissance des effets que ces choix ont sur la représentation cognitive et les traitements faits par l’utilisateur. La finalité de la diffusion des documents c’est d’informer, solliciter, transmettre un ordre, convaincre, rendre compte, motiver, se faire connaître…à l’ensemble du personnels ou à une catégorie, un client ou plusieurs, un fournisseur, les actionnaires, une administration …

2)- La conception et la présentation des documents :

Il est nécessaire de structurer les documents et de faire figurer sur ceux-ci :

- Le titre,

- L’identifiant,

- La date et l’indice de révision,

- La pagination et l’indication du nombre total de pages,

- L’unité émettrice,

- Le statut,

- Le personnel concerné par son application,

- Les signatures des personnes qui les ont approuvés,

- La mise en évidence des différentes modifications précédemment effectuées.

De plus, des responsabilités fonctionnelles sont attribuées aux personnes intervenant aux différents stades du document :

- Rédacteur : est responsable de la qualité technique du contenu et de son adaptation aux besoins des destinataires,

- Vérificateur : assure le contrôle de la qualité de la présentation du document et de la cohérence avec les règles documentaires générales,

- Approbateur : donne le feu vert pour la diffusion.

Les documents peuvent être des documents écrits ou électroniques.

A- Le document papier :

1) - Contenu du document papier :

L’écrit professionnel doit fournir au destinataire les informations nécessaires à la compréhension du message. Il doit répondre à des exigences de qualité rédactionnelle (orthographe, grammaire, style).

 Le langage

Il doit être adapté au destinataire et au contexte, le langage familier est à proscrire.

 La sémantique

Pour qu’un document professionnel soit facile à lire et à comprendre, il est important :

− De rédiger des phrases courtes, aller à l’essentiel et retirer le superflu ;

− De choisir des mots simples et concrètes ;

− De privilégier les verbes et les noms porteurs de sens qui vont à l’essentiel ;

− D’éviter les répétitions ;

− D’utiliser le mot juste, sans périphrases, et de supprimer tout se qui n’importe rien à la compréhension du document ;

− De bannir les fautes d’orthographe et de grammaire ;

− De faire attention à la ponctuation ;

− D’utiliser de préférence les formes interrogatives.

 Le style

Selon le document à rédiger, le style doit être impersonnel. Il ne doit être ni autoritaire ni discourtois. Il doit être convaincant, explicatif et argumenté.

 La syntaxe, l’orthographe :

« La syntaxe est la partie de la grammaire qui traite de la fonction et la disposition des mots et des propositions dans la phrase » (Larousse).

Le respect de la syntaxe s’applique :

• A la construction des phrases : une phrase correcte comporte un sujet, un verbe, un complément ;

• A l’utilisation des mots de liaison : conjonctions, prépositions, locutions (exemple : d’une part entraîne d’autre part),

• A l’utilisation correcte des négociations : ne pas, ne jamais…

• A l’utilisation des participes présents : celui qui introduit

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