Dossier ESI BTS CI: Le siège de GWARANT GRUPA KAPITALOWA S.A

1. DEFINITION DE LA SITUATION PROFESSIONNELLE DE DEPART

Dans le cadre de ma formation – BTS Commerce International, j’ai eu la possibilité d’effectuer mon stage de 3 mois au sein de l’entreprise GWARANT GRUPA KAPITALOWA S.A. où j’ai été affectée en qualité d’assistante commerciale. Au cours de ce stage aux départements de marketing et logistique, j’ai pu m‘intéresser à l’organisation de ces services et participer à différentes missions qui seront décrites dans la suite de ce dossier.

1.1 Le secteur de l’entreprise

Le siège de GWARANT GRUPA KAPITALOWA S.A. est situé à Katowice, en Pologne.

Il regroupe la direction, le service de Marketing et l’administration de la société de transport – BIG GO (une des filiales de GWARANT).

Plusieurs filiales sont réparties dans différentes villes de Pologne. Ces filiales sont principalement responsables de la production, mais le service commercial est également présent dans ces structures.

Chaque filiale prospère sous son propre nom et peut mener une politique commerciale tout à fait indépendante, en étant cependant supervisée par la société mère. (Voir annexe numéro #1)

GWARANT GRUPA KAPITALOWA S.A. est spécialisée dans la fabrication de constructions en acier, d’installations industrielles et armatures, et enfin, de pièces automobiles.

(Quelques images des produits sont présentées en annexe numéro #2)

L’entreprise exporte et commercialise ses produits dans plusieurs pays tels que : l’Allemagne, la Suède, la Finlande, la Russie mais également vers des destinations plus lointaines comme l’Afrique du Nord ou le Canada. La France fait également partie des partenaires commerciaux de GWARANT, mais le dernier échange commercial a eu lieu il y a maintenant quelques années.

1.2 Historique de l’entreprise

La société a été fondée en 1995 en Haute–Silésie en Pologne, où elle a commencé son activité en tant que GWARANT Sp. z.o.o.

Années après années le groupe a su dégager d’importants bénéfices, et en rachetant d’autres ferronneries et fonderie, (existantes déjà depuis plus de 150 ans au Sud de la Pologne), il a pu diversifier sa production et devenir l’un des plus grands fournisseurs dans son domaine, à l’échelle internationale.

En 2006, l’entreprise a été « rebaptisée » : GWARANT GRUPA KAPITALOWA S.A. et depuis est connue comme telle.

1.3 L’entreprise aujourd’hui

GWARANT GRUPA KAPITALOWA S.A. accompagnée de ses filiales est une structure ayant

pour but stratégique le maintien et le renforcement de sa position sur le marché domestique et étranger. Aujourd’hui, l’entreprise emploie environ 3000 personnes (ouvriers dans les usines, chauffeurs de poids lourds à l’international, et employés administratifs, dont la force commerciale). Elle réalise un Chiffre d’Affaires de 500 millions de zloty soit 125 millions d’euros dont 70 % à l’export.

Le Chiffre d’Affaires prévisionnel pour l’année 2014 est d’environs 560 millions de zloty soit 140 millions d’euros.

2. DEFINITION DE L’ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE UTILISE

2.1 Le réseau des départements de Marketing et Logistique

Ces deux départements sont composés de 26 personnes, bénéficiant chacune d’un ordinateur PC avec le système d’exploitation Windows XP. Microsoft Word et Excel étaient utilisés pour les départements de logistique et commercial, PowerPoint et Photoshop pour le département Marketing.

Le réseau comprend donc avec l’ordinateur serveur, 27 ordinateurs. Cette configuration permet un accès à l’internet via un modem et plusieurs boitiers SWITCH branchés au serveur.

Presque chaque ordinateur bénéficie de sa propre imprimante USB. Cependant l’entreprise dispose d’un appareil spécialisé : scanner/photocopieuse/imprimante lié à tous les postes grâce au réseau Wi-Fi. Pour me servir de cet appareil, j’accédais à mon compte par le biais d’un code d’accès qui m’avait été préalablement attribué. Les documents scannés pouvaient être transmis directement sur le mail de la personne concernée.

Compte tenu du fait que j’ai choisi de travailler sur mon propre ordinateur : un Mac Book Air, avec le système d’exploitation Mac OS X 10.9, ce dernier faisait temporairement partie du réseau de l’entreprise. J’ai pu accéder à l’internet grâce au réseau Wi-Fi, et non par câble réseau contrairement aux autres postes.

Les employés communiquaient entre eux via la messagerie instantanée « Lotus Sametime », le téléphone interne, et par mail pour transmettre des fichiers plus lourds au niveau de la taille.

L’ensemble du système d’information est sécurisé par l’antivirus Sophos (version 4), ainsi qu’un firewall déjà intégré à Windows XP.

Afin de protéger les données de la société, une sauvegarde automatique était lancée chaque soir vers 22h sur plusieurs disques durs externes.

SCHÈMA DU RÉSEAU

2.2 Les outils informatiques mis à ma disposition

Au cours de mon stage j’ai passé la majorité de mon temps à travailler sur les logiciels suivants :

WORD - (version Mac 2011 en anglais), dont je me servais pour effectuer des traductions d’offres commerciales, ainsi que des traductions des futurs catalogues, prospectus, mode d’emploi etc.

Mais également pour rédiger les comptes rendus, suite à des réunions des départements Marketing et Logistique, ayant lieu régulièrement.

EXCEL - (version Mac 2011 en anglais), s’est avéré indispensable pour la gestion des bases de données clients, la production de statistique, la création de questionnaire de satisfaction client, et ensuite le récapitulatif de ces informations (sous forme des tableaux ou graphiques). Enfin pour préparer les plannings des rendez-vous avec les clients étrangers, j’utilisais aussi Excel.

ACCESS - (version PC 2007 en anglais), n’ayant pas pu installer Access sur mon Mac, j’ai du

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