DEMARCHER LES AUTOCARISTES

Le contexte :

Lors de mon stage, ma tutrice m’a demandée d’augmenter le taux du remplissage du week-end qui permettra d’augmenter le Chiffre d’Affaires. L’hôtel étant constitué principalement d’une clientèle d’affaire, il est essentiellement occupé du Lundi au Vendredi.

La cible :

Je dois définir une stratégie afin de démarcher la clientèle de groupe, comme les sociétés d’autocaristes, qui organisent des séjours pour différents publics (séniors…). Car ce type de clientèle va permettre d’optimiser le taux d’occupation de l’établissement.

L’objectif :

La création d’un courrier de promotion auprès des agences de voyages autocaristes pour fidéliser des partenaires en contribuant à la notoriété et à la rentabilité de l’établissement sur des périodes creuses.

La préparation :

Pour réaliser cette mission, je dois connaître mon secteur d’activité et son environnement, tout comme les techniques de recueil d’information.

J’ai utilisé la méthode du SWOT (Strenghs, Weaknesses, Opportunities, Threats) qui m’a permis d’obtenir une vision synthétique en réalisant un diagnostic des forces et faiblesses de l’offre de produits et services, des menaces et des opportunités de l’ environnement de l’établissement.

Dans le cadre de cette démarche, j’utilise la méthode « CQQCOQP » afin d’identifier et de décomposer la problématique :

• Comment : par un démarchage commercial téléphone et mail
• Qui : pour les groupes (de plus ou moins 50 personnes) qui ont besoins d’une prestation hôtelière à chaque étape
• Quoi : pour le séjour court
• Combien : par la mise en place d’une facturation forfaitaire : chambre avec petit déjeuner en demi-pension ou pension complète avec gratuité offerte, pour l’accompagnant ou le chauffeur, à  partir de 20 forfaits payants
• Quand : le démarchage sera fait les mardis et jeudis entre 10/12h et 14/17h
• Pourquoi : grâce à mes avantages localisation (à mi chemin entre Bordeaux et Toulouse), facilité d’accès pour les autocars (juste devant la sortie de péage et parking réservé), confort et prix (hôtel 3*).

La réalisation :

Comme dans tout type de prospection, j’ai créé un fichier des clients à contacter en construisant une base de prospects :

Le premier est construit sous la forme d’un tableur avec différentes colonnes : Société, Adresse, Code postal, Ville, Téléphone, Site internet, Nom et Prénom du contact, N° portable ou direct, E-mail, Actions à mener et Remarques.

Le second est à compléter à chaque contact téléphonique ou mail avec  la :

-1ère partie le report des éléments d’identification du prospect

-2ème partie la nature des besoins, les exigences particulières, les observations

-3ème partie est un suivi des différents contacts établis avec la date, l’objet, si relance et si oui la date.

La mise en place :

Je n’ai pu mettre en place mon démarchage dû à l’absence de ma tutrice. Mais, ma démarche aurait été complémentaire en définissant :

• une stratégie commerciale avec la création d’un budget prévisionnel
• une stratégie managériale avec la gestion des ressources humaines en prévision de l’activité
• un outil de suivi de qualité de la prestation avec la création d’une enquête de satisfaction.

L’axe d’amélioration :

La principale difficulté est de ne pas avoir échangé plus avec ma tutrice pour connaitre les axes d’amélioration à apporter.

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